Cuatro trucos para gestionar mejor tu tiempo este año

No hay momento mejor que cuando uno empieza un nuevo año para proponerse nuevas metas y aspiraciones. Puede ser apuntarse al gimnasio (ésta vez sí), deshacernos de todas las cosas que no usamos y llevan años cogiendo polvo en el trastero, empezar a comer mejor… o igual, por fin, de una vez por todas, aprender a organizarnos mejor y gestionar todas nuestras tareas pendientes de una manera más eficiente. Aunque seas de los que han leído más de un libro sobre gestión del tiempo o aproveches cada consejo que escuchas sobre cómo ser más productivo para llevar tus tareas pendientes al día, lo cierto es que al final te das cuenta de que no todo sirve. Todos tenemos nuestras rutinas y necesidades, y encontramos diferentes vías de escape o maneras de distraernos.

Si estás con nosotros y crees que ya ha llegado la hora de resolver todas tus tareas pendientes sin malgastar el tiempo, aquí van 4 trucos que te prometemos que te resultarán útiles. ¡Aprovéchalos!

1-Aprende a manejarte con listas

No hay ninguna disciplina de gestión de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. ¿Por qué? Porque es imposible almacenar toda la información en tu cabeza de manera ordenada… y siempre hay cosas que se nos olvidan. Como decía el proverbio chino: “La tinta más débil es más fuerte que la memoria más brillante.”

Si quieres generar un buen hábito de cara al futuro es necesario que encuentres tu propio sistema con el que llevar a cabo tus listas. Podemos distinguir entre 3 tipos distintos de listas para distribuir y completar nuestras tareas correctamente, cada una con su función:

1. Agenda: las agendas anuales son muy útiles, ya que nos permite el fácil acceso a cualquier dato y son imprescindibles para las tareas más importantes de cada día.

2. Cosas que hacer: es la más básica y conviene organizarla por mes, semana y día.

3. Personas a las que llamar: para que no se nos pase hacer ninguna llamada importante.

2-Clasifica tus tareas

Entonces, ¿cómo elaborar nuestras listas? Una de las cosas más importantes que hacer con nuestras tareas pendientes es priorizarlas: en toda lista hay elementos más y menos importantes o urgentes a los que tendremos que prestar más atención. Si no hacemos esto, automáticamente haremos las tareas que son más fáciles para nosotros, y llegará un punto en que haya algunas que nunca lleguen a ser realizadas y se queden ‘estancadas’ en nuestra lista. Y, por cierto, si tienes alguna reparación en casa pendiente de hacer o hay algo que por falta de ahorros no has podido resolver, quizá te interese saber que hay empresas especializadas en mini préstamos para precisamente ese tipo de gastos (¡y así tacharlos por fin de esa lista!).

Lo mejor que podemos hacer para clasificar nuestras tareas es distribuirlas por categorías o colores, según la urgencia o importancia que tengan. Si asignamos a cada tarea una fecha en la que resolverlo y un tiempo realista para llevarla a cabo, y nos comprometemos con ello (de tal manera que no acabemos posponiendo ninguna), conseguiremos que ninguna se quede atrás y nos impida avanzar con las demás. Combina las más importantes con otras menos urgentes para así tomarte descansos mentales y que el proceso te resulte ágil y entretenido.

3-Evita las distracciones

Intenta tener cuanto menos tiempo sin asignar posible (la clave, como decíamos antes, está en combinar tareas de distinto tipo para no estresarte más de la cuenta ni quedarte estancado). Así irás quitándote cosas de encima y te sentirás más aliviado en tu tiempo libre. Para las tareas más importantes, bloquea un espacio de tiempo en el que dedicarte en cuerpo y alma a ellas. No dejes que otras tareas aparezcan en el camino, y procura no ser muy indulgente con los descansos y las distracciones.

4-Aprovecha los tiempos muertos

A lo largo de nuestro día hay ratos muertos en los que, por costumbre, no hacemos mucho. Sin embargo, lo cierto es que si lo piensas bien se pueden aprovechar de una manera más productiva: desplazamientos en tren o autobús, o largas esperas en para una prueba médica o en el aeropuerto nos servirán de tiempo añadido para aquellas tareas que podemos hacer fácilmente fuera de casa. Hoy en día casi todo es portable y con acceso a Internet a través de nuestro smartphone, tablet o portátil lo tenemos muy fácil para resolver cosas pendientes. Eso sí, ¡no te conviertas en un esclavo del trabajo y dedícate un tiempo a ti mismo! Desconectar de nuestra lista de tareas de vez en cuando a la larga nos vendrá muy bien para nos cargarnos y hacer las cosas pendientes con ganas. Así que, si puedes elegir, tómate un descanso de vez en cuando y despeja tu cabeza para volver a tu lista de tareas con ganas.