El sistema de firmas “hanko” desbarajusta el teletrabajo en Japón

El teletrabajo, impulsado por la pandemia en muchos países, no cala en Japón, donde menos del 20 % de los empleados lo ha adoptado y donde se ve entorpecido por prácticas tradicionales como el uso de los sellos “hanko”, un peculiar sistema de firmas ampliamente utilizado.

El uso del “hanko” está siendo cuestionado en la crisis actual y el ministro de Tecnologías de la Información, Naokazu Takemoto, que también lidera el comité gubernamental de “parlamentarios para la protección de la cultura del hanko japonés”, ha propuesto adoptar un sello electrónico (“e-seal”), que no entraría en vigor hasta 2022.

EMPRESAS ANALÓGICAS

Usado como sistema de firma personal y corporativa en multitud de situaciones (abrir una cuenta bancaria, recoger cartas certificadas, firmar contratos o documentos, pagar nóminas), el “hanko” es uno de los factores que obliga a los empleados a seguir yendo a la oficina.

“En mi empresa, el personal hace turnos. Trabajar completamente de forma remota no es posible. Por razones de seguridad, no usamos banca 'online'. No se creía que llegaríamos a la situación actual y cambiar repentinamente los procedimientos no es posible”, dice a Efe un trabajador que pide ser identificado sólo por el apellido.

El señor Hattori, de 72 años, trabaja como auditor en un fabricante de productos metálicos no ferrosos de Tokio y explica que su empresa no está digitalizada y los documentos deben estar impresos y sellados.

“A menos que dos personas estampen su sello, no pueden efectuarse pagos”, ejemplifica Hattori, que, además, señala que el sello corporativo empleado en ese tipo de casos “es un 'hanko' especial, registrado legalmente, que se guarda en una caja fuerte o bajo llave” y al que, por ello, sólo se tiene acceso en la empresa.

HACIA LA DIGITALIZACIÓN

El de Hattori es uno entre los numerosos casos retratados desde que Japón declarara el estado de emergencia sanitaria el 7 de abril en Tokio y otras seis prefecturas (que posteriormente se amplió a todo el archipiélago) por la propagación del coronavirus SARS-CoV-2.

Ante esta realidad, el Gobierno japonés ha propuesto una revisión del uso del “hanko”, tras darse cuenta de que no sólo es necesario internamente en las empresas, sino también en los documentos de solicitud de la mayoría de las ayudas implementadas para fomentar la economía, lo que dificulta una aplicación real del teletrabajo.

La idea es crear una versión electrónica institucionalizada del “hanko” que pruebe que la empresa ha creado documentos digitales, aunque, según los cálculos gubernamentales, no llegaría hasta 2022.

La principal patronal nipona, Keidanren, ha tildado a los “hanko” de un “sinsentido” y de que “no se ajustan a la era digital actual”, al tiempo que ha pedido premura al Ejecutivo para agilizar trámites.

“No hay tiempo para el papeleo o los sellos”, dijo este lunes en una rueda de prensa el presidente de la patronal, Hiroaki Nakanishi. “El Gobierno debe simplificar drásticamente los procedimientos administrativos”, señaló el empresario.

NUEVO NICHO DE NEGOCIO

El interés creciente por los sellos electrónicos ha llevado al florecimiento de iniciativas como la del proveedor de material de oficina Shachihata, con sede en Nagoya, que opera un servicio en línea para sellar documentos y ha visto crecer sus nuevos registros desde 13.500 en marzo hasta más de 50.000 en abril.

Japón permite la digitalización de documentos corporativos desde hace más de 20 años, gracias a la ley de preservación de libros y documentos electrónicos de 1998 y la ley de documentos electrónicos de 2005, pero aunque ciertas empresas ya han adoptado un sistema de sellos digitales, de nada sirve si sus socios no hacen lo propio.

Aunque la mayoría de los trabajadores puede redactar informes y formularios en su ordenador, la norma es imprimirlos y enviarlos compulsados por correo electrónico, postal o fax, algo vigente y en muchas ocasiones de uso obligatorio en Japón, incluso entre grandes corporaciones y Gobierno locales.

Estos obstáculos burocráticos han sido también expuestos en redes sociales en relación con la pandemia.

Hace varios días un neumólogo, identificado como @cutetanaka en Twitter, hizo un llamamiento al Gobierno para que cambie el sistema en que los médicos tienen que rellenar formularios manuscritos sobre los casos de coronavirus y enviarlos por fax.

OBSTÁCULOS PARA EL DISTANCIAMIENTO

Según una encuesta realizada en 26 países y publicada este mes por la firma de investigación y análisis YouGov, Japón es el país en el que el teletrabajo tiene menos seguimiento, del 18 % entre los encuestados, pese a que un 87 % dijo temer contraer el virus.

En Japón las medidas para combatir la COVID-19 (confinamiento o suspensión de actividad comercial) no son legalmente vinculantes.

Ante la incapacidad para alcanzar su meta de reducir en un 80 % el contacto personal, el Gobierno también ha propuesto revisar una costumbre administrativa que requiere a un residente personarse en su ayuntamiento para solicitar cara a cara un servicio, algo que obstaculiza el llamamiento a la población para no salir de casa.

María Roldán