Verifactu ya tiene fecha y va a obligar a muchas empresas y autónomos a cambiar la forma en la que trabajan con sus facturas. No es un ajuste menor, porque afecta a algo que forma parte del día a día de cualquier negocio: el programa con el que se registran las ventas y se generan los documentos fiscales.

La medida se enmarca en el plan de Hacienda para tener un mayor control sobre la facturación y avanzar en la digitalización del sistema tributario. La idea es que cada factura deje un rastro claro, que no pueda modificarse después de emitirla sin dejar constancia y que la Agencia Tributaria tenga más margen para detectar irregularidades.

El cambio no llegará al mismo tiempo para todos, pero sí va a tocar a una parte muy amplia del tejido empresarial. Las empresas y los autónomos tendrán plazos distintos para adaptarse, así que la clave está en no dejarlo para el final y revisar con tiempo si el software que se usa cumple o no con lo que pide la norma.

Los plazos de entrada en vigor de Verifactu

Verifactu es el reglamento que define las condiciones que deben cumplir los programas de facturación de empresas y profesionales. Su alcance no se limita a las facturas completas, sino que también incluye las facturas simplificadas y los tickets que emiten muchos pequeños negocios. Lo que quiere la norma es que cada operación quede registrada de forma segura, con trazabilidad y sin posibilidad de que los datos se alteren después sin que quede constancia.

El calendario ya está cerrado tras el aplazamiento aprobado con el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre. La primera fecha clave es el 1 de enero de 2027, cuando la obligación entra para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, incluidas las sociedades patrimoniales. A partir de ahí, esas compañías deberán hacer sus facturas con programas adaptados a los requisitos del sistema.

La segunda fecha es el 1 de julio de 2027. En ese momento, la obligación se extiende al resto de obligados: autónomos en IRPF, comunidades de bienes y otros profesionales que emiten facturas habitualmente. Ese margen extra busca dar más tiempo a los pequeños negocios y a los trabajadores por cuenta propia para que puedan revisar sus sistemas sin ir a la última.

A lo largo de 2026, tanto empresas como autónomos pueden ir adelantando la transición. No hace falta esperar al último momento para cambiar el programa o para actualizar el que ya se tiene. Lo más sensato es mirar con tiempo si el software actual puede adaptarse o si es mejor buscar una solución nueva que ya esté preparada para cumplir con la norma.

Cómo saber si empresas y autónomos deben usar el nuevo sistema

Uno de los puntos claves es que el programa de facturación no puede estar limitado a hacer facturas y nada más. El sistema debe generar un registro por cada factura que se emita y conservarlo con garantías técnicas. Ese registro puede enviarse a Hacienda o dejarlo preparado para su envío cuando la Agencia Tributaria lo pida. En cualquier caso, la factura debe ir vinculada a un sistema que asegure que los datos no se pueden alterar después.

Para eso, el software tiene que tener controles que impidan borrar o modificar datos sin dejar rastro. También debe generar una huella digital única por cada factura y, en muchos casos, un código QR que permita verificar la información. Con estas medidas, Hacienda quiere que cada factura quede bien identificada y que no sea posible alterar la contabilidad de forma opaca.

Verifactu afecta, en la práctica, a cualquier negocio que usa un programa informático para facturar, salvo las excepciones concretas que prevé la normativa. Esto incluye a pymes, autónomos, sociedades y comunidades de bienes que facturan con sistemas electrónicos. No es algo pensado solo para grandes empresas, sino para buena parte de quienes emiten facturas en el día a día.

Para los autónomos, el cambio implica revisar si el programa actual cumple con los nuevos requisitos o si tendrá que ser sustituido. Para las empresas, la adaptación también lleva revisar procesos internos, proveedores tecnológicos y la forma en la que se generan y se conservan los registros. En ambos casos, el objetivo es que la facturación esté alineada con el sistema de control de la Agencia Tributaria.

Qué ocurre si no se utiliza Verifactu

El incumplimiento puede tener consecuencias económicas importantes. La normativa prevé sanciones para quienes usan software que no está adaptado, para quienes manipulan los registros o para quienes impiden que los datos se generen y se conserven correctamente. En los casos más graves, las multas pueden pasar de los 50.000 euros.

Y el riesgo no se queda en una sola infracción. Si la obligación no se cumple cuando llega la fecha, las sanciones pueden aplicarse por ejercicio o por periodo incumplido. Por eso, la adaptación no debería dejarse para el final, porque el problema no es solo técnico: también es fiscal y económico.

En paralelo, Hacienda quiere que este nuevo sistema sirva para mejorar el control automatizado de la facturación y reducir las opciones de fraude. Por eso la norma insiste tanto en la inalterabilidad de los datos, en la trazabilidad de cada operación y en la conservación segura de los registros. No es solo cambiar de software, sino trabajar con una forma distinta de registrar la actividad económica.

La recomendación, en este escenario, es anticiparse. Revisar el programa de facturación, consultar al proveedor si será compatible con Verifactu y resolver cambios con tiempo puede evitar problemas cuando la obligación sea definitiva. A partir de ahí, cada negocio tendrá que ajustar su operativa a un sistema que busca más control, más trazabilidad y menos margen para la alteración de facturas.

La adaptación al nuevo reglamento de programas de facturación será uno de los cambios que muchos autónomos tendrán que tener en el radar durante los próximos meses. Aunque la entrada en vigor de Verifactu se ha aplazado de 2026 a 2027, la norma no afecta por igual a todos. De hecho, la clave no está tanto en la actividad en sí, sino en cómo se emiten las facturas y en si se utiliza algún sistema informático para gestionarlas.

En otras palabras, no todos los autónomos tendrán que hacer cambios, pero sí aquellos que usen herramientas capaces de crear, modificar, almacenar o procesar registros de facturación. Esto hace que dos profesionales con actividades similares puedan tener obligaciones distintas: uno podría quedar fuera si factura a mano, mientras que otro, usando un programa o un TPV, sí tendría que adaptarse. Entre los casos que más dudas generan están el alquiler de inmuebles, el uso de datáfonos, los negocios que trabajan con tiques y ciertos recibos del ámbito agrario.

Arrendamiento de inmuebles

El alquiler de viviendas o locales es uno de los supuestos donde no hay una respuesta automática. En el caso de una persona física, todo depende de si ese alquiler se considera actividad económica en el IRPF. Para que lo sea, normalmente se exige contar con al menos un trabajador contratado a jornada completa.

Si no se cumple ese requisito, el arrendamiento no se considera actividad económica a estos efectos. Esto significa que un propietario que alquila inmuebles sin tener empleados no tendría que adaptarse al reglamento por esta actividad. Es decir, el simple hecho de tener propiedades en alquiler no implica entrar en Verifactu.

La situación cambia si el arrendamiento se realiza a través de una sociedad. Al tributar por el Impuesto sobre Sociedades, la empresa puede quedar dentro del ámbito del reglamento. Aun así, todo vuelve a depender de cómo facture: si utiliza un programa informático, deberá adaptarlo; si emite facturas manualmente, no tendría esa obligación por este motivo.

Uso de TPV o datáfono

Cobrar con tarjeta no implica automáticamente tener que adaptarse a Verifactu. Muchos autónomos utilizan datáfonos en su día a día, pero estos dispositivos no siempre intervienen en la facturación.

Si el terminal se limita únicamente a gestionar el cobro y no crea ni almacena facturas, no se considera un sistema informático de facturación. En ese caso, actúa solo como medio de pago, registrando la transacción pero sin participar en la emisión de documentos fiscales. Por tanto, no habría que adaptarlo si no está conectado a un software de facturación.

El escenario es distinto cuando el TPV forma parte de un sistema más completo. Si está integrado en un programa que genera facturas o tiques con validez fiscal, o que guarda y gestiona datos de facturación, entonces sí podría estar sujeto al reglamento. La diferencia está en si el dispositivo solo cobra o si también interviene en la gestión documental.

Tintorerías y otros negocios que solo expiden tiques

Otro caso frecuente es el de pequeños comercios que funcionan principalmente con tiques. Por ejemplo, una tintorería que tributa en estimación objetiva y recargo de equivalencia, que solo emite facturas completas cuando el cliente las pide y las hace a mano, mientras que el resto de operaciones se documentan con tiques de caja.

En cuanto a las facturas completas, el criterio es claro: si se hacen manualmente y sin software, no obligan a cumplir con el reglamento. La duda surge con los tiques, ya que en algunos casos pueden tener la consideración de factura.

Por eso, no basta con verlos como simples justificantes. Hay que analizar qué tipo de documento se está emitiendo y con qué herramienta. Si los tiques salen de una caja registradora o de un programa que puede generar, almacenar o tratar registros de facturación, ese sistema podría tener que adaptarse. Esto afecta especialmente a negocios que casi nunca emiten facturas tradicionales, pero sí entregan tiques de forma habitual.

Recibos de una cooperativa agroalimentaria

Los recibos de compensación agraria tienen un tratamiento diferente. Aunque están vinculados a operaciones económicas, cuentan con su propia regulación y no se consideran facturas dentro del reglamento de programas de facturación. Por ese motivo, quedan fuera del ámbito de Verifactu. Esta distinción es importante, ya que no todos los documentos relacionados con una actividad profesional tienen el mismo impacto en la normativa. En este caso, la obligación no se activa simplemente por existir una operación económica, sino por la naturaleza del documento y la forma en que se emite.

En definitiva, la obligación de adaptarse al reglamento de programas de facturación no depende tanto del tipo de actividad como de la forma en que se gestionan y emiten las facturas. La clave está en identificar si se utiliza o no un sistema informático que intervenga en ese proceso, ya que esto marcará la diferencia entre estar dentro o fuera de Verifactu. Por ello, más que fijarse solo en el sector o el tamaño del negocio, los autónomos deberán revisar con detalle sus herramientas de facturación para saber si realmente tienen que dar el paso hacia la adaptación.

La adaptación de pymes y autónomos al nuevo reglamento de facturación que entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2027, está obligando a muchos negocios a revisar una parte básica de su gestión diaria. La facturación, que en muchos casos se lleva desde hace años con la misma herramienta, pasará a estar sujeta a nuevos requisitos técnicos dentro del marco conocido como Verifactu. Este cambio no afecta solo al momento de emitir una factura, sino también a la forma en la que los programas registran, conservan y comunican esa información.

Para muchos trabajadores por cuenta propia y pequeñas empresas, el programa de facturación no es una simple aplicación más. En él se acumulan operaciones pasadas, datos de clientes, documentos emitidos y registros que forman parte del archivo administrativo del negocio. Por eso, cualquier cambio de sistema puede generar dudas prácticas, sobre todo cuando la herramienta anterior ha sido utilizada durante años y contiene información que puede seguir siendo necesaria.

En este contexto, una de las preguntas que más se repite tiene que ver con el destino del software antiguo cuando llegue el momento de trabajar con una solución adaptada al nuevo reglamento. La preocupación no está solo en instalar un programa compatible, sino en saber qué ocurre con el que se venía usando hasta ahora, especialmente cuando todavía conserva facturas y datos de ejercicios anteriores.

Qué pasa con el programa antiguo de facturación

Hacienda ha aclarado que pymes y autónomos no tendrán que eliminar necesariamente su antiguo programa de facturación al cambiar a un sistema adaptado a Verifactu. La clave está en el uso que se mantenga de esa herramienta. Si el software anterior queda solo como archivo para consultar facturas ya emitidas o conservar registros antiguos, y deja de tener capacidad para crear nuevos documentos, su mantenimiento no supondría por sí solo un incumplimiento.

El punto principal está en que ese sistema no siga operativo como herramienta de emisión de facturas. Dicho de forma sencilla, el problema no es guardar el historial, sino conservar un programa antiguo que todavía permita seguir facturando cuando ya debería utilizarse una solución adaptada al nuevo marco legal. Por tanto, el cambio a Verifactu no implica perder la información acumulada durante años, pero sí exige separar claramente el archivo de facturas anteriores del sistema que se usará para emitir las nuevas.

Esta diferencia resulta importante para muchos negocios. Un autónomo puede necesitar revisar una factura antigua, comprobar un importe, recuperar los datos de un cliente o consultar una operación cerrada tiempo atrás. Esa necesidad no desaparece por cambiar de sistema. Lo que debe evitarse es que el programa anterior mantenga activa la función de emitir nuevas facturas si no cumple con los requisitos exigidos.

Qué es Verifactu

Verifactu forma parte del nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para adaptar los programas de facturación a unas reglas comunes. Su funcionamiento permite que los registros de facturación se remitan a Hacienda de forma inmediata y directa, lo que obliga a que las herramientas utilizadas por empresas y profesionales se ajusten a esos requisitos cuando llegue el momento de aplicarlos.

La Ley General Tributaria contempla una multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas o programas informáticos no debidamente certificados. Sin embargo, el riesgo no estaría en conservar una base de datos histórica, sino en mantener en funcionamiento una herramienta no adaptada que todavía pueda generar facturas.

Por eso, una pyme o un autónomo que conserve el programa antiguo solo para acceder a documentos ya emitidos no estaría en la misma situación que quien lo mantiene activo para facturar. En el primer caso, la aplicación funcionaría como un espacio de consulta. En el segundo, seguiría actuando como sistema de facturación, y ahí es donde podría aparecer el problema si no está ajustado al reglamento.

En la práctica, los negocios tendrán que revisar qué funciones conserva su antiguo software. Lo recomendable será asegurarse de que esa posibilidad queda bloqueada o desactivada, de manera que el programa quede limitado al archivo y no pueda utilizarse para crear nuevas facturas. La conclusión es que el paso a Verifactu no obliga a borrar el pasado administrativo del negocio. Pymes y autónomos podrán conservar sus registros anteriores si los necesitan, siempre que el programa antiguo ya no sirva para facturar.

El sistema tributario español sigue caminando hacia la transformación digital gracias, en parte, a la factura electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece establece las bases legales para este cambio, buscando reducir la morosidad y fomentar el crecimiento empresarial mediante procesos más transparentes. El borrador de la Orden Ministerial, publicado recientemente, define finalmente el marco técnico y los tiempos de ejecución para todos los profesionales. No se trata de un simple cambio de soporte, sino de una nueva forma de entender la relación administrativa entre las empresas. Este avance sitúa a la factura electrónica como el eje central de la eficiencia operativa y el control fiscal en el ámbito privado.

La fecha marcada en el calendario normativo para la entrada en vigor de esta orden es el 1 de octubre de 2026. A partir de ese momento, comienza el cómputo oficial de los plazos para que la obligatoriedad empiece a ser exigible según el volumen de negocio. Este inicio regulatorio permite a las organizaciones planificar su transición técnica con una referencia temporal clara y definitiva. La administración ha diseñado un despliegue progresivo para evitar el colapso de los sistemas y permitir una adaptación adecuada del tejido empresarial. Es el punto de partida para que los sistemas de gestión empiecen a procesar documentos bajo los nuevos estándares europeos de interoperabilidad.

Las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros serán las primeras en asumir el reto. Para este colectivo, la factura electrónica B2B será obligatoria a partir del 1 de octubre de 2027, un año después de la entrada en vigor. El cumplimiento implica que todas sus operaciones comerciales con otros profesionales deberán realizarse íntegramente de forma digital y estructurada. No se permitirá el uso de facturas en papel ni de simples documentos en formato PDF sin datos estructurados. Estas grandes corporaciones deberán tener sus sistemas ERP plenamente integrados para evitar sanciones, que pueden alcanzar los diez mil euros por incumplimiento.

Para el resto de los autónomos y pequeñas empresas con ingresos inferiores a 8 millones, el plazo es más extenso. Su obligatoriedad efectiva se sitúa el 1 de octubre de 2028, otorgándoles un margen de dos años para su total digitalización. Este escalonamiento responde a la necesidad de que los profesionales con menos recursos técnicos encuentren soluciones asequibles en el mercado. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán estar dentro del sistema al finalizar este periodo de transición de dos años. La normativa busca que incluso las microempresas se beneficien del ahorro de costes y la mejora en el seguimiento de sus cobros.

El ecosistema de facturación se articulará a través de una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria y plataformas privadas. Los empresarios podrán elegir entre utilizar el formulario gratuito de la AEAT o contratar servicios de proveedores tecnológicos homologados. Aquellas entidades que opten por sistemas privados estarán obligadas a remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública de forma simultánea. La plataforma pública actuará como un repositorio universal que garantizará que Hacienda tenga acceso permanente a la información de las transacciones. Esta dualidad asegura la libertad de elección tecnológica, manteniendo siempre el control administrativo necesario para combatir la morosidad.

En el plano estrictamente técnico, el estándar que regirá todas las comunicaciones será el modelo europeo EN16931 bajo la sintaxis UBL. Cada factura electrónica generada deberá incluir un código único de identificación basado en el NIF, número, serie y fecha de expedición. Se prohíbe la inclusión de ficheros embebidos en las copias fieles enviadas a la administración para garantizar la limpieza de los datos. La interoperabilidad gratuita entre las diferentes plataformas privadas es un requisito esencial que impone la ley para evitar barreras económicas. De esta forma, se asegura que cualquier factura pueda ser procesada automáticamente por el receptor, sin importar el software que este utilice.

Una de las mayores innovaciones del sistema es la obligación de comunicar los estados de las facturas en tiempo real. El destinatario de un servicio o producto deberá informar sobre la aceptación o rechazo comercial y la fecha del pago efectivo. Específicamente, se debe reportar la fecha de vencimiento y el momento exacto en que se completa el abono de la factura. Estas comunicaciones deben realizarse en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produce el evento correspondiente. Esta trazabilidad absoluta permitirá al Observatorio de la Morosidad monitorizar el cumplimiento de los plazos de pago legales en todos los sectores.

Diferente a VeriFactu

“Se trata de ver una oportunidad en una obligación. Oportunidad de agilizar las tareas administrativas relacionadas con la facturación de y hacia nuestros proveedores. Todas las empresas estarán utilizando programas que se podrán hablar entre sí”, aseguran desde la consultora tecnológica Esofitec, que también insiste en recordar que lo que plantea la Ley Crea y Crece “no hay que confundirlo con otra normativa que también está en el horizonte, el sistema VeriFactu. Son diferentes, aunque ambas pasan por una solución tecnológica que, en realidad, es una gran oportunidad de profesionalización para las empresas”.

Concretamente, VeriFactu se centra en garantizar la integridad de los registros de facturación enviados a Hacienda para evitar el fraude. El calendario de Verifactu arrancará el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio del mismo año para autónomos. De esta manera, se ha configurado un inicio escalonado para que ambas obligaciones no coincidan exactamente en el tiempo y faciliten la adaptación. Mientras la factura B2B regula el intercambio entre partes, VeriFactu asegura que el software de emisión sea seguro y trazable. La adaptación a este nuevo entorno digital, insisten los expertos, requiere que las empresas revisen sus procesos y la calidad de sus datos actuales. Las implicaciones prácticas son profundas y afectan directamente al ciclo de facturación, desde la emisión hasta la conciliación bancaria final. No prepararse a tiempo podría conllevar no solo sanciones financieras, sino también dificultades operativas para contratar a otras empresas obligadas.

El Gobierno retrasa la entrada en vigor de Verifactu, como se conoce popularmente al nuevo reglamento de sistemas de facturación desarrollado por la Agencia Tributaria, hasta el 1 de enero de 2027 para las pymes y al 1 de julio de ese mismo año para los autónomos, después de las quejas de múltiples asociaciones y patronales.

El presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, ha anunciado en sendas entrevistas este martes que el Real Decreto-Ley que aprueba el Consejo de Ministros para cumplir varios compromisos pendientes con Junts incluiría una ampliación del plazo para promover la digitalización de los procesos de facturación en empresas, que debía entrar en vigor en apenas un mes.

Fuentes de Hacienda precisan que, en ambos casos, esta obligación se retrasa un año, hasta el 1 de enero de 2027 en el caso de los declarantes del Impuesto de Sociedades y hasta el 1 de julio para el resto, fundamentalmente trabajadores autónomos. En una nota, el Ministerio ha asegurado que la ampliación se hace con el objetivo de dar la “necesaria adecuación de los sistemas informáticos de facturación como para garantizar una implantación ordenada y homogénea en el conjunto del tejido empresarial”.

La nueva obligación suponía adaptar los software de facturación -en el caso de aquellos que no hagan facturas a mano o con procesadores de texto como Word o Excel- para generar ficheros con una especie de 'huella digital' para evitar alteraciones, e incluir un código QR en cada una de ellas a través del cual se pueda acceder a una serie de datos fiscales relacionados con la compañía emisora.

“De forma muy resumida, la normativa a lo que obliga es que, por cada factura que se emita, debe generarse un registro de facturación”, explica Èlia Urgell, Tax & Invoicing Product Manager en Wolters Kluwer, una de las empresas que diseñan estos software para empresas.

A partir de aquí, explica Urgell, las empresas cuentan con dos opciones. “Pueden guardar esa información en el sistema, para cuando lo requiera la Agencia Tributaria o pueden apostar por la modalidad Verifactu que, de forma automática, el sistema envía ese registro a la Agencia Tributaria para que ellas sean las responsables de tener ese registro”, señala en conversación telefónica.

El compromiso de retrasar esta obligación era un reclamo de Junts, pero también de las patronales catalanes. Singularmente, Pimec, que reclamó ayudas directas para su implantación, ya que uno de cada cuatro empresarios creen que gastarán entre 1.000 y 6.000 euros en la actualización del software y de los nuevos equipos. Además, más de la mitad de los asociados en la rama del comercio (55,4%) desconocían cuándo entrarían en vigor las nuevas obligaciones.

El más contundente en sus críticas fue el vicepresidente de CEOE y presidente de la federación de autónomos ATA, Lorenzo Amor, que exigió que se posponga la implementación de Verifactu a 2027. “La facturación electrónica no será obligatoria para autónomos y pymes hasta el 2028. Aún estamos a la espera de la publicación de un RD por parte del Ministerio de Economía. No vuelvan más locos a los autónomos, a las pymes y a los profesionales y asesores que trabajan con nosotros. ¡No más trabas”, escribió en un mensaje a través de su cuenta de la red social X.

En este sentido, y en declaraciones remitidas a los medios, Amor ha calificado el cambio de opinión del Ejecutivo de “bienvenido”. “ATA solicitó esta prórroga el 31 de octubre y en varias ocasionesy agradecemos a Junts que haya hecho bandera de esta demanda”, señala el representante de ATA.

Desde la asociación de autónomos UPTA, su presidente, Eduardo Abad, ha calificado de “despropósito” el giro del Gobierno. “Es un auténtico despropósito por parte del Gobierno estar continuamente planteando temas y luego dar marcha atrás. Esto lo único que genera es desconfianza, no genera seguridad y el colectivo de verdad que está harto de esta situación”, asegura en declaraciones remitidas a los medios, que critica que “parece que nadie está al volante de la situación”.

También Uatae ha criticado la “inseguridad jurídica” que provoca esta decisión del Ejecutivo. “Nos sorprende que algo que se está tratando en el foro de autónomos con las organizaciones representativas y los agentes sociales desde hace más de dos años, ahora se retrase. Más aún cuando se trata de una herramienta de lucha contra el fraude fiscal que no tiene incidencia práctica en el trabajo autónomo (a pesar de lo que se haya podido escuchar), en la medida en que no son los autónomos los obligados a cumplir requisitos de facturación sino los propios software de facturación los que tienen que adaptarse a la normativa y que, por otra parte, en su mayoría, ya se han adaptado”, apuntan.