La adaptación de pymes y autónomos al nuevo reglamento de facturación que entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2027, está obligando a muchos negocios a revisar una parte básica de su gestión diaria. La facturación, que en muchos casos se lleva desde hace años con la misma herramienta, pasará a estar sujeta a nuevos requisitos técnicos dentro del marco conocido como Verifactu. Este cambio no afecta solo al momento de emitir una factura, sino también a la forma en la que los programas registran, conservan y comunican esa información.

Para muchos trabajadores por cuenta propia y pequeñas empresas, el programa de facturación no es una simple aplicación más. En él se acumulan operaciones pasadas, datos de clientes, documentos emitidos y registros que forman parte del archivo administrativo del negocio. Por eso, cualquier cambio de sistema puede generar dudas prácticas, sobre todo cuando la herramienta anterior ha sido utilizada durante años y contiene información que puede seguir siendo necesaria.

En este contexto, una de las preguntas que más se repite tiene que ver con el destino del software antiguo cuando llegue el momento de trabajar con una solución adaptada al nuevo reglamento. La preocupación no está solo en instalar un programa compatible, sino en saber qué ocurre con el que se venía usando hasta ahora, especialmente cuando todavía conserva facturas y datos de ejercicios anteriores.

Qué pasa con el programa antiguo de facturación

Hacienda ha aclarado que pymes y autónomos no tendrán que eliminar necesariamente su antiguo programa de facturación al cambiar a un sistema adaptado a Verifactu. La clave está en el uso que se mantenga de esa herramienta. Si el software anterior queda solo como archivo para consultar facturas ya emitidas o conservar registros antiguos, y deja de tener capacidad para crear nuevos documentos, su mantenimiento no supondría por sí solo un incumplimiento.

El punto principal está en que ese sistema no siga operativo como herramienta de emisión de facturas. Dicho de forma sencilla, el problema no es guardar el historial, sino conservar un programa antiguo que todavía permita seguir facturando cuando ya debería utilizarse una solución adaptada al nuevo marco legal. Por tanto, el cambio a Verifactu no implica perder la información acumulada durante años, pero sí exige separar claramente el archivo de facturas anteriores del sistema que se usará para emitir las nuevas.

Esta diferencia resulta importante para muchos negocios. Un autónomo puede necesitar revisar una factura antigua, comprobar un importe, recuperar los datos de un cliente o consultar una operación cerrada tiempo atrás. Esa necesidad no desaparece por cambiar de sistema. Lo que debe evitarse es que el programa anterior mantenga activa la función de emitir nuevas facturas si no cumple con los requisitos exigidos.

Qué es Verifactu

Verifactu forma parte del nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para adaptar los programas de facturación a unas reglas comunes. Su funcionamiento permite que los registros de facturación se remitan a Hacienda de forma inmediata y directa, lo que obliga a que las herramientas utilizadas por empresas y profesionales se ajusten a esos requisitos cuando llegue el momento de aplicarlos.

La Ley General Tributaria contempla una multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas o programas informáticos no debidamente certificados. Sin embargo, el riesgo no estaría en conservar una base de datos histórica, sino en mantener en funcionamiento una herramienta no adaptada que todavía pueda generar facturas.

Por eso, una pyme o un autónomo que conserve el programa antiguo solo para acceder a documentos ya emitidos no estaría en la misma situación que quien lo mantiene activo para facturar. En el primer caso, la aplicación funcionaría como un espacio de consulta. En el segundo, seguiría actuando como sistema de facturación, y ahí es donde podría aparecer el problema si no está ajustado al reglamento.

En la práctica, los negocios tendrán que revisar qué funciones conserva su antiguo software. Lo recomendable será asegurarse de que esa posibilidad queda bloqueada o desactivada, de manera que el programa quede limitado al archivo y no pueda utilizarse para crear nuevas facturas. La conclusión es que el paso a Verifactu no obliga a borrar el pasado administrativo del negocio. Pymes y autónomos podrán conservar sus registros anteriores si los necesitan, siempre que el programa antiguo ya no sirva para facturar.

El sistema tributario español sigue caminando hacia la transformación digital gracias, en parte, a la factura electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece establece las bases legales para este cambio, buscando reducir la morosidad y fomentar el crecimiento empresarial mediante procesos más transparentes. El borrador de la Orden Ministerial, publicado recientemente, define finalmente el marco técnico y los tiempos de ejecución para todos los profesionales. No se trata de un simple cambio de soporte, sino de una nueva forma de entender la relación administrativa entre las empresas. Este avance sitúa a la factura electrónica como el eje central de la eficiencia operativa y el control fiscal en el ámbito privado.

La fecha marcada en el calendario normativo para la entrada en vigor de esta orden es el 1 de octubre de 2026. A partir de ese momento, comienza el cómputo oficial de los plazos para que la obligatoriedad empiece a ser exigible según el volumen de negocio. Este inicio regulatorio permite a las organizaciones planificar su transición técnica con una referencia temporal clara y definitiva. La administración ha diseñado un despliegue progresivo para evitar el colapso de los sistemas y permitir una adaptación adecuada del tejido empresarial. Es el punto de partida para que los sistemas de gestión empiecen a procesar documentos bajo los nuevos estándares europeos de interoperabilidad.

Las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros serán las primeras en asumir el reto. Para este colectivo, la factura electrónica B2B será obligatoria a partir del 1 de octubre de 2027, un año después de la entrada en vigor. El cumplimiento implica que todas sus operaciones comerciales con otros profesionales deberán realizarse íntegramente de forma digital y estructurada. No se permitirá el uso de facturas en papel ni de simples documentos en formato PDF sin datos estructurados. Estas grandes corporaciones deberán tener sus sistemas ERP plenamente integrados para evitar sanciones, que pueden alcanzar los diez mil euros por incumplimiento.

Para el resto de los autónomos y pequeñas empresas con ingresos inferiores a 8 millones, el plazo es más extenso. Su obligatoriedad efectiva se sitúa el 1 de octubre de 2028, otorgándoles un margen de dos años para su total digitalización. Este escalonamiento responde a la necesidad de que los profesionales con menos recursos técnicos encuentren soluciones asequibles en el mercado. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán estar dentro del sistema al finalizar este periodo de transición de dos años. La normativa busca que incluso las microempresas se beneficien del ahorro de costes y la mejora en el seguimiento de sus cobros.

El ecosistema de facturación se articulará a través de una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria y plataformas privadas. Los empresarios podrán elegir entre utilizar el formulario gratuito de la AEAT o contratar servicios de proveedores tecnológicos homologados. Aquellas entidades que opten por sistemas privados estarán obligadas a remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública de forma simultánea. La plataforma pública actuará como un repositorio universal que garantizará que Hacienda tenga acceso permanente a la información de las transacciones. Esta dualidad asegura la libertad de elección tecnológica, manteniendo siempre el control administrativo necesario para combatir la morosidad.

En el plano estrictamente técnico, el estándar que regirá todas las comunicaciones será el modelo europeo EN16931 bajo la sintaxis UBL. Cada factura electrónica generada deberá incluir un código único de identificación basado en el NIF, número, serie y fecha de expedición. Se prohíbe la inclusión de ficheros embebidos en las copias fieles enviadas a la administración para garantizar la limpieza de los datos. La interoperabilidad gratuita entre las diferentes plataformas privadas es un requisito esencial que impone la ley para evitar barreras económicas. De esta forma, se asegura que cualquier factura pueda ser procesada automáticamente por el receptor, sin importar el software que este utilice.

Una de las mayores innovaciones del sistema es la obligación de comunicar los estados de las facturas en tiempo real. El destinatario de un servicio o producto deberá informar sobre la aceptación o rechazo comercial y la fecha del pago efectivo. Específicamente, se debe reportar la fecha de vencimiento y el momento exacto en que se completa el abono de la factura. Estas comunicaciones deben realizarse en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produce el evento correspondiente. Esta trazabilidad absoluta permitirá al Observatorio de la Morosidad monitorizar el cumplimiento de los plazos de pago legales en todos los sectores.

Diferente a VeriFactu

“Se trata de ver una oportunidad en una obligación. Oportunidad de agilizar las tareas administrativas relacionadas con la facturación de y hacia nuestros proveedores. Todas las empresas estarán utilizando programas que se podrán hablar entre sí”, aseguran desde la consultora tecnológica Esofitec, que también insiste en recordar que lo que plantea la Ley Crea y Crece “no hay que confundirlo con otra normativa que también está en el horizonte, el sistema VeriFactu. Son diferentes, aunque ambas pasan por una solución tecnológica que, en realidad, es una gran oportunidad de profesionalización para las empresas”.

Concretamente, VeriFactu se centra en garantizar la integridad de los registros de facturación enviados a Hacienda para evitar el fraude. El calendario de Verifactu arrancará el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio del mismo año para autónomos. De esta manera, se ha configurado un inicio escalonado para que ambas obligaciones no coincidan exactamente en el tiempo y faciliten la adaptación. Mientras la factura B2B regula el intercambio entre partes, VeriFactu asegura que el software de emisión sea seguro y trazable. La adaptación a este nuevo entorno digital, insisten los expertos, requiere que las empresas revisen sus procesos y la calidad de sus datos actuales. Las implicaciones prácticas son profundas y afectan directamente al ciclo de facturación, desde la emisión hasta la conciliación bancaria final. No prepararse a tiempo podría conllevar no solo sanciones financieras, sino también dificultades operativas para contratar a otras empresas obligadas.

El Gobierno retrasa la entrada en vigor de Verifactu, como se conoce popularmente al nuevo reglamento de sistemas de facturación desarrollado por la Agencia Tributaria, hasta el 1 de enero de 2027 para las pymes y al 1 de julio de ese mismo año para los autónomos, después de las quejas de múltiples asociaciones y patronales.

El presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, ha anunciado en sendas entrevistas este martes que el Real Decreto-Ley que aprueba el Consejo de Ministros para cumplir varios compromisos pendientes con Junts incluiría una ampliación del plazo para promover la digitalización de los procesos de facturación en empresas, que debía entrar en vigor en apenas un mes.

Fuentes de Hacienda precisan que, en ambos casos, esta obligación se retrasa un año, hasta el 1 de enero de 2027 en el caso de los declarantes del Impuesto de Sociedades y hasta el 1 de julio para el resto, fundamentalmente trabajadores autónomos. En una nota, el Ministerio ha asegurado que la ampliación se hace con el objetivo de dar la “necesaria adecuación de los sistemas informáticos de facturación como para garantizar una implantación ordenada y homogénea en el conjunto del tejido empresarial”.

La nueva obligación suponía adaptar los software de facturación -en el caso de aquellos que no hagan facturas a mano o con procesadores de texto como Word o Excel- para generar ficheros con una especie de 'huella digital' para evitar alteraciones, e incluir un código QR en cada una de ellas a través del cual se pueda acceder a una serie de datos fiscales relacionados con la compañía emisora.

“De forma muy resumida, la normativa a lo que obliga es que, por cada factura que se emita, debe generarse un registro de facturación”, explica Èlia Urgell, Tax & Invoicing Product Manager en Wolters Kluwer, una de las empresas que diseñan estos software para empresas.

A partir de aquí, explica Urgell, las empresas cuentan con dos opciones. “Pueden guardar esa información en el sistema, para cuando lo requiera la Agencia Tributaria o pueden apostar por la modalidad Verifactu que, de forma automática, el sistema envía ese registro a la Agencia Tributaria para que ellas sean las responsables de tener ese registro”, señala en conversación telefónica.

El compromiso de retrasar esta obligación era un reclamo de Junts, pero también de las patronales catalanes. Singularmente, Pimec, que reclamó ayudas directas para su implantación, ya que uno de cada cuatro empresarios creen que gastarán entre 1.000 y 6.000 euros en la actualización del software y de los nuevos equipos. Además, más de la mitad de los asociados en la rama del comercio (55,4%) desconocían cuándo entrarían en vigor las nuevas obligaciones.

El más contundente en sus críticas fue el vicepresidente de CEOE y presidente de la federación de autónomos ATA, Lorenzo Amor, que exigió que se posponga la implementación de Verifactu a 2027. “La facturación electrónica no será obligatoria para autónomos y pymes hasta el 2028. Aún estamos a la espera de la publicación de un RD por parte del Ministerio de Economía. No vuelvan más locos a los autónomos, a las pymes y a los profesionales y asesores que trabajan con nosotros. ¡No más trabas”, escribió en un mensaje a través de su cuenta de la red social X.

En este sentido, y en declaraciones remitidas a los medios, Amor ha calificado el cambio de opinión del Ejecutivo de “bienvenido”. “ATA solicitó esta prórroga el 31 de octubre y en varias ocasionesy agradecemos a Junts que haya hecho bandera de esta demanda”, señala el representante de ATA.

Desde la asociación de autónomos UPTA, su presidente, Eduardo Abad, ha calificado de “despropósito” el giro del Gobierno. “Es un auténtico despropósito por parte del Gobierno estar continuamente planteando temas y luego dar marcha atrás. Esto lo único que genera es desconfianza, no genera seguridad y el colectivo de verdad que está harto de esta situación”, asegura en declaraciones remitidas a los medios, que critica que “parece que nadie está al volante de la situación”.

También Uatae ha criticado la “inseguridad jurídica” que provoca esta decisión del Ejecutivo. “Nos sorprende que algo que se está tratando en el foro de autónomos con las organizaciones representativas y los agentes sociales desde hace más de dos años, ahora se retrase. Más aún cuando se trata de una herramienta de lucha contra el fraude fiscal que no tiene incidencia práctica en el trabajo autónomo (a pesar de lo que se haya podido escuchar), en la medida en que no son los autónomos los obligados a cumplir requisitos de facturación sino los propios software de facturación los que tienen que adaptarse a la normativa y que, por otra parte, en su mayoría, ya se han adaptado”, apuntan.