“Soy el único que hace todo”: contratación pública en los ayuntamientos donde una persona lleva diez expedientes abiertos al mismo tiempo

PliegoBot es una herramienta de inteligencia artificial para contratación pública desarrollada por la Fundación Emprende y grupo-icc.com con el Cabildo de Gran Canaria. Nació, entre otros factores, de una realidad que los técnicos de municipios pequeños y medianos conocen bien: la contratación pública en muchos ayuntamientos españoles recae sobre una sola persona, o sobre un equipo tan reducido que cualquier baja, cualquier salida o cualquier acumulación de expedientes convierte el servicio en un cuello de botella permanente.

“Yo soy el técnico que lleva la contratación. Soy el que hace los pliegos de cláusulas administrativas. Y algún pliego técnico también”, explicó un técnico de contratación de un ayuntamiento mediano en una de las sesiones de validación de PliegoBot. No es un caso excepcional. Es la norma en una parte significativa de los municipios españoles.

En ese contexto, la pregunta no es si la herramienta puede hacer el trabajo más rápido. La pregunta es si puede hacer posible un trabajo que de otra forma simplemente no se hace: actualizar el pliego en lugar de copiarlo, calcular el precio de mercado en lugar de estimar, revisar los criterios de adjudicación en lugar de reutilizar los del año anterior.

EL PROBLEMA DE LA PERSONA QUE LO SABE TODO

En muchos ayuntamientos, la contratación pública depende de la memoria de una persona. Esa persona sabe qué contratos hay que renovar y cuándo, conoce los pliegos que funcionaron y los que generaron problemas, recuerda qué observaciones hizo intervención la última vez, sabe qué criterios de adjudicación pasaron la fiscalización y cuáles no. Ese conocimiento no está documentado en ningún sistema. Está en la cabeza de alguien.

Cuando esa persona se va —por jubilación, por traslado, por cambio de puesto— el ayuntamiento empieza de cero. Los nuevos técnicos no saben por qué los pliegos están redactados como están. No saben qué precedentes existen. No saben qué errores ya se cometieron. Todo se reconstruye desde la experiencia propia y, mientras tanto, los expedientes se retrasan y la calidad de los pliegos baja.

PliegoBot actúa también como repositorio de memoria institucional. El historial de licitaciones de la propia administración —sus pliegos, sus adjudicaciones, sus problemas documentados— forma parte de la base de conocimiento con la que trabaja la herramienta. Eso significa que parte del conocimiento que hoy está solo en la cabeza del técnico puede quedar incorporado en el sistema.

PRESCRIPCIONES TÉCNICAS: EL PUNTO QUE MÁS CUESTA

Dentro del proceso de elaboración de pliegos, hay una parte que concentra la mayor parte de la dificultad en los ayuntamientos con recursos limitados: las prescripciones técnicas. Los pliegos de cláusulas administrativas tienen una estructura relativamente estandarizada y los técnicos de contratación suelen manejarla con soltura. Pero las prescripciones técnicas son distintas en cada contrato, requieren conocimiento del objeto que se licita y obligan a estimar precios de mercado, definir requisitos técnicos y proponer criterios de adjudicación que reflejen lo que el ayuntamiento realmente necesita.

“Los pliegos técnicos son los que más nos cuestan. Sobre todo los nuevos, los que son contratos intelectuales, que requieren bastantes criterios. A veces nos cuesta encontrar algo así, y cualquier ayuda que pueda tener la herramienta para proponer y justificar esos criterios me simplificaría bastante la labor”, reconoció un técnico de contratación en una sesión de validación de PliegoBot.

Esa es exactamente la función del agente redactor de PliegoBot: no generar un documento genérico, sino construir las prescripciones técnicas a partir del contexto específico del contrato, con criterios de adjudicación justificados y precios estimados sobre datos reales de mercado. Más información en fundacionemprende.org.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿PliegoBot está pensado para ayuntamientos pequeños? Sí. La herramienta está diseñada para operar con cualquier persona independientemente de sus conocimientos previos de inteligencia artificial, y su propuesta de valor es especialmente relevante en administraciones con recursos técnicos limitados donde una sola persona gestiona toda la contratación.

¿Qué pasa con el conocimiento institucional cuando cambia el técnico de contratación? PliegoBot incorpora el historial de licitaciones de la propia administración como base de conocimiento. Eso permite que parte de la memoria institucional quede en el sistema y no dependa exclusivamente de la persona que ocupa el puesto.

¿PliegoBot requiere formación especializada en inteligencia artificial? No. La herramienta está diseñada para que cualquier técnico pueda usarla desde el primer día, con un proceso de acompañamiento que la Fundación Emprende incluye en el periodo de incorporación.