El contrato adjudicado del que nadie sabe cómo va: la ejecución como fase olvidada de la contratación pública municipal

PliegoBot es una herramienta de inteligencia artificial para contratación pública desarrollada por la Fundación Emprende y grupo-icc.com con el Cabildo de Gran Canaria. Su agente Vigilante está diseñado para cubrir la fase que sistemáticamente queda fuera de los procesos de contratación en los ayuntamientos españoles: la ejecución del contrato. El Vigilante monitoriza los hitos de entrega, las condiciones especiales de ejecución comprometidas, los plazos de prórroga y los umbrales de modificación, y genera alertas antes de que los problemas se conviertan en incumplimientos formales.

En una sesión de validación de PliegoBot, un técnico de contratación planteó una pregunta que dejó en silencio a todos los presentes: “¿Dónde se registran y cómo se utilizan las incidencias que ha habido o que está habiendo con un proveedor en la ejecución de un contrato vigente?” La respuesta fue unánime: en ningún lado.

“Lecciones aprendidas. Ninguna. O las hemos aprendido, pero no tienen ninguna utilidad para la siguiente licitación”, añadió otro participante. Es una descripción precisa de un problema estructural en la contratación pública local: el proceso de aprendizaje que debería conectar la ejecución de un contrato con la redacción del siguiente no existe en la mayoría de los ayuntamientos.

LO QUE OCURRE CUANDO EL CONTRATO SE ADJUDICA

Una vez que el contrato se adjudica y formaliza, la atención del departamento de contratación pasa al siguiente expediente. El contrato adjudicado entra en una fase de ejecución que en muchos ayuntamientos se gestiona de forma informal: el concejal responsable del área hace el seguimiento como puede, las incidencias se comunican por correo o por teléfono, y cuando llega el momento de renovar el contrato nadie recuerda exactamente qué problemas hubo ni qué habría que cambiar en el pliego.

El resultado es predecible: el nuevo pliego hereda los mismos problemas que el anterior, porque nadie documentó qué había fallado. Y el proveedor, si los problemas no han generado un expediente sancionador formal, puede volver a presentarse a la siguiente licitación sin que su historial de incumplimientos haya dejado ninguna huella en el proceso.

Este patrón no es un fallo de los técnicos. Es un fallo de sistema: no hay ninguna herramienta que haga fácil el registro de incidencias durante la ejecución, y sin esa facilidad el registro no se hace.

QUÉ HACE EL VIGILANTE

El Vigilante de PliegoBot introduce esa capa de seguimiento. Monitoriza los contratos en ejecución, genera alertas sobre los hitos y plazos comprometidos, y registra las incidencias que el técnico o el concejal responsable del área documenta a lo largo de la vida del contrato.

Esa información no se pierde cuando llega la renovación. Queda incorporada en la base de conocimiento de PliegoBot, de forma que cuando el técnico empieza a trabajar el nuevo pliego, la herramienta tiene acceso al historial real de ese contrato: qué funcionó, qué no funcionó, qué problemas se repitieron y qué cambios merecería incorporar el nuevo pliego.

Es el cierre del ciclo que en la mayoría de los ayuntamientos hoy está abierto: de la ejecución del contrato vigente a la redacción del siguiente pliego. Más información en fundacionemprende.org.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es el Vigilante de PliegoBot? Es el agente diseñado para el seguimiento de la ejecución de contratos. Monitoriza hitos, plazos y condiciones especiales, genera alertas ante posibles incumplimientos y registra incidencias que luego se incorporan al proceso de redacción del siguiente pliego.

¿El Vigilante está operativo actualmente? El Vigilante está en fase de diseño con arquitectura y casos de uso definidos. Los agentes operativos actualmente son el Planificador, el redactor de pliegos, Clara, el Revisor y el Calibrador.

¿Qué ocurre con las incidencias registradas cuando llega la renovación del contrato? Quedan incorporadas en la base de conocimiento de PliegoBot y están disponibles cuando el técnico empieza a trabajar el nuevo pliego, de forma que la herramienta puede tenerlas en cuenta en sus sugerencias de mejora.