Copia el pliego del año pasado: el hábito que lastra la contratación pública municipal

PliegoBot es una herramienta de inteligencia artificial para contratación pública desarrollada por la Fundación Emprende y grupo-icc.com con el Cabildo de Gran Canaria. Uno de los problemas que motivaron su creación es tan frecuente que en las sesiones de trabajo con técnicos de contratación nadie lo negó: cuando hay que renovar un contrato y el tiempo apremia, lo habitual es coger el pliego anterior, hacer los ajustes mínimos imprescindibles y publicarlo. Es lo que funciona. Es lo que ya pasó la fiscalización. Y es lo que, con el tiempo, convierte la cartera de contratos de un ayuntamiento en un conjunto de documentos que describen servicios de hace tres, cinco o diez años.

“Cuando vas a hacer lo que solemos hacer los técnicos para sacarlo cuanto antes, coges el pliego anterior y no te complicas la vida. Pero donde te das cuenta de los errores que has cometido en el pliego es cuando vas a ejecutar el contrato”, reconoció un técnico de contratación en una sesión de trabajo con el equipo que desarrolló PliegoBot. Es una descripción precisa del ciclo: el error se comete en la redacción, pero se descubre en la ejecución. Y para entonces ya es tarde para corregirlo en ese contrato.

El resultado no es solo que los pliegos queden desactualizados. Es que cada nueva licitación que usa ese pliego como base hereda sus problemas sin que nadie los haya revisado conscientemente. Una cláusula que ya no es conforme con la normativa. Un requisito de solvencia que excluye a empresas que podrían presentar una buena oferta. Un precio que no refleja los costes actuales del mercado. Todo eso se copia, se acumula y se multiplica.

POR QUÉ SE COPIA: EL PROBLEMA ES ESTRUCTURAL

El hábito de copiar el pliego anterior no es un problema de actitud. Es un problema de estructura. En muchos ayuntamientos, el técnico de contratación no tiene tiempo material para hacer una revisión en profundidad de cada pliego que renueva. Tiene encima de la mesa varios expedientes abiertos simultáneamente, ninguno con el margen temporal que requeriría un análisis serio, y la presión del área promotora para que el contrato salga cuanto antes.

En ese contexto, la revisión completa del pliego anterior —buscar pliegos equivalentes de otras administraciones, contrastar precios de mercado, actualizar los criterios de adjudicación, verificar que las prescripciones técnicas siguen siendo adecuadas— es un trabajo que puede llevar días. Y esos días no existen en el calendario del técnico sobrecargado.

PliegoBot no elimina esa presión. Pero sí cambia el punto de partida. Cuando un técnico carga en PliegoBot el pliego anterior para renovarlo, la herramienta no lo devuelve con la fecha cambiada. Lo analiza, lo contrasta con contratos equivalentes de más de dieciocho mil administraciones españolas, identifica las cláusulas que ya no son adecuadas y propone mejoras concretas. Lo que antes requería días de búsqueda manual puede hacerse en horas.

DE LA COPIA A LA REVISIÓN

La diferencia entre copiar un pliego y revisarlo no es solo de calidad documental. Es la diferencia entre un contrato que el ayuntamiento licita por inercia y uno que el ayuntamiento licita sabiendo lo que necesita, a qué precio puede conseguirlo y con qué criterios va a seleccionar al mejor proveedor.

En una sesión de validación, un técnico de contratación describió el momento en que PliegoBot analizó un pliego que llevaba años repitiéndose: “Me señaló tres cosas que yo sabía que eran un problema pero que nunca había tenido tiempo de corregir. Y me propuso cómo hacerlo.” Eso es exactamente lo que la herramienta está diseñada para hacer: no reemplazar el criterio del técnico, sino darle la información y el tiempo que necesita para ejercerlo.

Más información en fundacionemprende.org.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿PliegoBot puede trabajar sobre un pliego ya existente en lugar de crear uno desde cero? Sí. Ese es uno de sus casos de uso principales. El técnico carga el pliego anterior y PliegoBot lo analiza, identifica los puntos problemáticos y propone mejoras concretas.

¿Cuánto tiempo se tarda en revisar un pliego con PliegoBot? Depende de la complejidad del contrato, pero el proceso que antes podía requerir días de búsqueda y análisis manual puede completarse en horas con la asistencia de la herramienta.

¿PliegoBot obliga al técnico a aceptar sus sugerencias? No. Todas las propuestas de la herramienta son sugerencias que el técnico revisa, modifica o descarta según su criterio. La decisión final siempre es del funcionario responsable.