El contrato que vence sin aviso: cómo el Planificador de PliegoBot ayuda a los ayuntamientos a dejar de llegar tarde a sus propias licitaciones

El Planificador es uno de los agentes que componen PliegoBot, la herramienta de inteligencia artificial para contratación pública desarrollada por la Fundación Emprende y grupo-icc.com con el Cabildo de Gran Canaria. Su función es construir el calendario de vencimientos de los contratos de una administración y calcular, para cada uno, cuándo hay que iniciar el expediente de renovación para no llegar tarde. Va dirigido a técnicos de contratación y secretarios-interventores de ayuntamientos, cabildos y organismos dependientes.

Hay una escena que se repite en los departamentos de contratación de ayuntamientos de toda España. Alguien detecta con tres o cuatro semanas de antelación que un contrato esencial está a punto de vencerse. El de mantenimiento de los colegios, el de limpieza de edificios municipales, el de recogida de residuos. Y en ese momento se desencadena una carrera que en muchos casos termina mal: en una prórroga de emergencia, en un contrato menor que no debería haberse usado, o directamente en una interrupción del servicio.

El problema no es que los técnicos no sepan que los contratos vencen. El problema es que no tienen una visión consolidada de cuándo vence cada uno, cuánto tiempo requiere tramitarse cada tipo de expediente y, por tanto, cuándo hay que empezar a trabajar en él para que esté listo a tiempo. “Para que no me coja el toro”, dijo un técnico de contratación en una de las sesiones de trabajo que dieron origen a este agente. Eso es exactamente lo que el Planificador intenta resolver.

EL COSTE REAL DE LLEGAR TARDE

Llegar tarde a una licitación tiene consecuencias concretas. La más visible es la prórroga. Cuando un contrato vence sin que haya un nuevo expediente adjudicado, la administración se ve obligada a prorrogarlo si el pliego lo permite, o a buscar fórmulas alternativas que raramente son las más adecuadas desde el punto de vista normativo ni económico.

La menos visible, pero igualmente costosa, es la calidad del pliego que se redacta con urgencia. Un pliego elaborado en dos semanas bajo presión no es el mismo que se habría elaborado con dos meses de margen. Las prescripciones técnicas quedan incompletas, el estudio de mercado no se hace, los criterios de adjudicación se copian del anterior sin revisarlos. Y el resultado son licitaciones desiertas o con un único licitador.

Técnicos de contratación describieron este patrón con precisión en las sesiones de trabajo que dieron origen a PliegoBot: la planificación es el primer cuello de botella, no la redacción del pliego en sí. El momento en que alguien detecta la necesidad y decide que hay que ponerse a trabajar llega, sistemáticamente, demasiado tarde.

CÓMO FUNCIONA EL PLANIFICADOR

El Planificador de PliegoBot trabaja sobre el historial de contratación de la administración. Carga los contratos vigentes, identifica sus fechas de vencimiento y sus condiciones de prórroga, y construye un calendario que muestra qué contratos hay que renovar, en qué orden y con qué margen temporal.

No se limita a mostrar fechas. Estima el tiempo de tramitación de cada expediente en función del tipo de contrato y el procedimiento aplicable, y calcula hacia atrás desde la fecha de vencimiento para indicar cuándo hay que iniciar el trabajo de redacción del pliego. No es una alerta de que el contrato vence. Es una alerta de que hay que empezar a trabajar ahora.

Eso permite al responsable de contratación tener, por primera vez, una visión real de la carga de trabajo prevista para los próximos meses y distribuirla de forma ordenada. Y alimenta directamente el plan anual de contratación, que en muchos ayuntamientos no existe como documento real sino como declaración de intenciones que nadie actualiza.

El Planificador forma parte de PliegoBot junto a otros agentes: el redactor de pliegos técnicos y administrativos, Clara, el Revisor y el Calibrador. Más información en fundacionemprende.org.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es el Planificador de PliegoBot? Es el agente de PliegoBot especializado en la gestión de vencimientos de contratos. Construye el calendario de renovaciones de una administración y calcula cuándo hay que iniciar cada expediente para no llegar tarde a la licitación.

¿Para qué administraciones es útil? Para cualquier ayuntamiento, cabildo o entidad local que gestione contratos recurrentes y no tenga un sistema que avise con suficiente antelación de los vencimientos y los tiempos de tramitación.

¿El Planificador sustituye al plan anual de contratación? No. Lo alimenta. El calendario que genera es la base sobre la que el técnico construye o actualiza el plan anual.