Digitalizar archivos públicos no basta: cómo hacer que los documentos puedan encontrarse y utilizarse

Un documento puede estar digitalizado y continuar, a efectos prácticos, perdido. Puede existir como archivo electrónico, ocupar menos espacio y estar protegido frente al deterioro físico, pero seguir siendo difícil de localizar cuando una persona necesita responder una consulta, comprobar un antecedente o relacionarlo con otros documentos.

Esta diferencia entre conservar y utilizar explica por qué algunos proyectos de digitalización no producen toda la mejora esperada. Escanear transforma el soporte, pero no organiza necesariamente el conocimiento que contiene. Si el archivo resultante no permite buscar dentro del texto, identificar el tipo de documento, conocer su fecha, distinguir versiones o comprender a qué expediente pertenece, la consulta continúa dependiendo de quien sabe dónde mirar.

Del escaneo a la información utilizable

Para que un archivo digital resulte útil, los documentos necesitan estructura. El texto debe poder reconocerse y buscarse; los archivos deben clasificarse con criterios consistentes; y cada elemento debe conservar su relación con el procedimiento, la versión y el resto de la documentación.

También es necesario comprender cómo se realizan las consultas. La ciudadanía, las empresas y los propios equipos públicos no buscan siempre por el nombre exacto de un documento. Formulan preguntas, describen un problema o intentan encontrar un antecedente cuyo título desconocen. Un sistema pensado únicamente desde la estructura interna del archivo puede resultar poco intuitivo para quien llega desde una necesidad concreta.

La inteligencia artificial puede ayudar a reconocer textos, proponer clasificaciones, extraer información relevante y facilitar búsquedas formuladas en lenguaje natural. También puede relacionar documentos que comparten un asunto o preparar una respuesta inicial que indique dónde se encuentra la información.

Pero estas funciones solo son fiables cuando trabajan sobre documentación ordenada y verificable. Una herramienta inteligente no puede determinar por sí sola qué versión está vigente, qué documento forma parte de un expediente o qué información debe poder consultar cada perfil. Si la base documental está incompleta o desorganizada, la IA puede acelerar la búsqueda y, al mismo tiempo, aumentar la confusión.

Empezar por una parte bien elegida

Por eso, una estrategia razonable no comienza intentando transformar todo el archivo. Puede empezar con un único tipo de documento, un recorrido de consulta frecuente y unos criterios de calidad comprobables. El objetivo inicial debe ser demostrar que la información puede encontrarse mejor, que el resultado conduce al documento original y que una persona puede revisar cómo se obtuvo.

Ese piloto permite descubrir problemas que no siempre son visibles al comienzo: documentos duplicados, archivos sin fecha, formatos que no permiten reconocer el texto, relaciones que solo conoce el personal con más experiencia o criterios de clasificación que han cambiado con los años. Resolver estas cuestiones forma parte de la digitalización, no es una tarea secundaria.

La mejora tampoco debe medirse únicamente por el número de páginas procesadas. Importa cuánto tarda un equipo en encontrar una información, cuántas comprobaciones necesita realizar y si puede responder con mayor claridad y seguridad. Para la ciudadanía, el verdadero avance no consiste en que la administración tenga más archivos digitales, sino en recibir una respuesta fiable cuando la necesita.

Digitalizar resuelve el soporte. Organizar, relacionar y hacer comprensibles los documentos resuelve el acceso. La inteligencia artificial puede ayudar a unir ambas dimensiones, siempre que el proyecto empiece por entender cómo se produce, se conserva y se consulta realmente la información pública.