La Facultad de Educación de la Universidad de La Laguna mejora su aplicación informática para solicitar cita previa

SANTA CRUZ DE TENERIFE, 18 (EUROPA PRESS)

La Facultad de Educación de la Universidad de La Laguna ha creado una nueva herramienta informática que permite solicitar cita previa a sus estudiantes desde sus casas, sin tener que desplazarse al recinto académico.

El centro, según informó la ULL, es de las que registra un mayor número de alumnos, más de 3.000, y cuenta con una única secretaría para más de diez titulaciones. En periodos concretos del curso, la sobrecarga de trámites puede llegar a colapsar las labores burocráticas y generar grandes colas de usuarios.

Esta aplicación lleva utilizándose desde hace dos años y hasta la fecha, ha gestionado más de 30.000 citas. Pero en 2011 se ha introducido una mejora: el sistema de llamamientos online. Es decir, que los alumnos no necesitan estar pendientes de la pantalla de la secretaría para controlar su turno, sino que pueden consultarlo desde cualquier equipo con conexión a Internet, como un teléfono móvil. De este modo, los estudiantes puedan asistir a sus clases o estar en cualquier otro sitio y personarse en secretaría al acercarse su turno.

Otra de las medidas de mejora que se han llevado a cabo en la secretaría de la facultad ha sido eliminar los mostradores y atender a los alumnos en mesas numeradas que se indican en la pantalla de llamamientos, lo que facilita una atención más cercana y personalizada.

El sistema está disponible las 24 horas del día desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, y es capaz de gestionar citas previas para diferentes casos: en la actualidad está disponible para 'Asuntos Generales', 'Matrícula General', '1ª Matrícula' y 'Preinscripción'.

La herramienta posee dos partes: una para los usuarios que solicitan el turno y otra destinada a la gestión interna. En la primera de ellas, el usuario introduce sus datos personales para acceder a un calendario que indica las citas libres para cada día y permite elegir una de ellas. Una vez confirmada, la aplicación proporciona un código que facilita la posibilidad de modificar o anular la cita reservada en cualquier momento hasta el día anterior a la cita.

En cuanto a la parte de gestión, funciona con diferentes niveles de privilegios y permite tantos gestores como se desee. Dependiendo del permiso que se posea, se podrá desde consultar las citas para un día determinado hasta gestionar ese listado y realizar los llamamientos.

Además, hay un administrador que asigna el cupo disponible para cada asunto y día, y puede configurar el sistema según las necesidades del centro, pudiendo reasignar los cupos, bloquear o anular las citas para determinados días, decidir si los alumnos pueden elegir el número de la cita o el sistema las asigna automáticamente, indicar si los alumnos pueden reservar citas para el mismo día o hay una hora límite, etc.

El elemento más destacable de esta interfaz de gestión es el módulo de llamamientos, que permite a los gestores conocer de antemano los alumnos que van a atender cada día y a qué asuntos vienen, así como realizar los llamamientos de las citas bien de forma automática o manual. Se complementa con la pantalla en la no sólo se puede consultar a qué citas se está convocando en ese momento y a qué mesa deben acudir, sino que muestra información sobre a qué horas fueron atendidas las últimas citas, o cuáles se estiman que serán las próximas.

Antes de la llegada de este sistema informático, en periodos críticos como matrícula, cambio de turnos o elección de créditos de libre elección, la demanda se gestionaba repartiendo números en portería a primera hora de la mañana, lo cual obligaba al alumnado a acudir muy temprano al centro. Para solucionar la situación, en un primer momento se pensó en reutilizar una aplicación informática ya existente, pero ésta resulto ser muy básica y no daba respuesta a todas las necesidades de la Facultad de Educación, por lo que se optó por diseñar una propia.

La aplicación, desarrollada por el propio Servicio Web de la Facultad de Educación, ha supuesto un desafío por dos razones: ha habido que crearla desde cero y, por otro lado, el tiempo para hacerla era limitado, puesto que debía estar terminada para el próximo periodo de matrícula, con lo que el tiempo total era de apenas un mes y medio.