Cinco beneficios de los eventos virtuales que las instituciones descubren hoy gracias a esta plataforma canaria

La llegada de la COVID-19 ha borrado abruptamente todas las normas comerciales que implicaban presencialidad. Sin embargo, la falta de contacto físico no necesariamente tiene que desmerecer los beneficios de ser anfitrión de una conferencia.

Elegir la plataforma adecuada con la que asociarse será clave para destacar entre la multitud de eventos que cada día se generan, para lo que hay que reflexionar sobre los cinco beneficios que los eventos virtuales aportan:

Sencillez: una conferencia virtual elimina la necesidad de viajar a un lugar físico para estar presente en el evento, algo que a veces puede ser difícil, bien financiera como logísticamente, razón por la que algunos de los que incluso llegan a inscribirse optan finalmente por no presentarse. Al organizar una conferencia física, a menudo puede ser un desafío encontrar el lugar ideal que sea apropiado para los oradores y los asistentes. En conclusión, la celebración virtual hace que el evento sea factible y viable para todos los involucrados, incluso para el organizador.

Menor coste: en una conferencia física se incurre en múltiples costes. La contratación y el alquiler de lugares, la reserva de alojamiento para los oradores, el suministro de alimentos y necesidades y el pago de los gastos de viaje son algunos de los costes que con una conferencia virtual se reducen significativamente o desaparecen. Oradores que serían inaccesibles en un entorno presencial poseen honorarios asumibles en uno virtual.

Alcance y creación de redes más eficaz: las conferencias virtuales facilitan la creación de redes entre personas que están físicamente distantes entre sí y que en un evento presencial probablemente nunca hubieran llegado a reunirse. La disponibilidad de salas de chat y la posibilidad de chats de audio, video y texto en vivo permite que todos los participantes formen vínculos. Una conferencia virtual elimina pasos innecesarios de cara al contacto, ahorra tiempo y permite que las personas se comuniquen con el interlocutor adecuado.

Resultados medibles: una vez que finaliza una conferencia física, recopilar datos, analizarlos para mejorar la experiencia y ver si el evento fue un éxito general es vital. Los datos para medir ese éxito pueden girar en torno a la cantidad de asistentes, la cantidad de veces que los asistentes visitaron un stand y / o asistieron a un seminario. Una conferencia virtual puede hacer que estos datos sean más precisos y útiles, ya que estarán disponibles durante e inmediatamente después del evento.

Seguridad: la pandemia por COVID-19 ha generado que una gran cantidad de conferencias y cumbres anuales han trasladado sus eventos en línea. Si bien este cambio plantea varios desafíos, principalmente ofrece oportunidades para los organizadores, de forma que es muy probable que la vuelta a la normalidad en una era post-COVID los eventos mantengan o bien solo un formato virtual o uno mixto, presencial-virtual.

Las organizaciones están comenzando a asociarse con creadores de eventos virtuales, como la empresa Grupo ICC, fundada en Canarias, que ha visto aumentar sus actividades debido a su capacidad de crear eventos virtuales, como lo confirma el hecho de haber sido seleccionada para proveer la plataforma online que está detrás del Work Forum Castellón en formato online, celebrado en noviembre de 2020, brindando la posibilidad de que todas las personas tuvieran acceso a esta feria virtual, depositaran su curriculum, conectasen con 30 empresas ofertantes de cerca de 100 oportunidades de empleo y que, a su vez, pudieron conectar con más de 1.200 candidatos, en un evento con 125.000 visitas a la página.