Cuando la IA pregunta qué quiere contratar realmente: el pliego que obliga a repensar el servicio antes de licitarlo

PliegoBot es una herramienta de inteligencia artificial para contratación pública desarrollada por la Fundación Emprende y grupo-icc.com con el Cabildo de Gran Canaria. Además de asistir en la redacción y la revisión de pliegos, PliegoBot hace algo que el proceso manual raramente consigue: obliga al técnico a responder preguntas sobre el objeto del contrato que en la rutina de la renovación nadie hace. A veces esas preguntas revelan que el servicio que se licita no describe lo que el municipio necesita hoy.

Un técnico de contratación relató en una sesión de validación de PliegoBot cómo la herramienta, al analizar un pliego de servicios que el ayuntamiento llevaba años renovando sin cambios, le preguntó sobre el alcance real del servicio, los medios que se estaban usando actualmente y los resultados que se esperaban. “Me di cuenta de que el pliego describía cómo se prestaba el servicio hace cinco años. Lo que el ayuntamiento necesitaba ahora era bastante diferente.” El pliego había pasado fiscalización y licitación varias veces. Pero describía un servicio que ya no existía tal como estaba redactado.

Ese tipo de descubrimiento no es excepcional. Es la consecuencia natural de años de renovaciones automáticas sin revisión de fondo.

EL CONTRATO COMO FOTO FIJA DE UN MOMENTO PASADO

Cada pliego es una descripción de lo que el ayuntamiento necesita en el momento en que se redacta. Cuando ese pliego se renueva sin revisión, lo que se está diciendo implícitamente es que las necesidades del municipio no han cambiado. Eso puede ser cierto en algunos contratos. En muchos otros no lo es.

Los materiales cambian. Las tecnologías disponibles cambian. Los costes laborales cambian. Los estándares de calidad del sector cambian. La normativa cambia. Y, sobre todo, lo que el ayuntamiento espera del servicio puede cambiar: un contrato de mantenimiento de instalaciones deportivas redactado antes de que el municipio construyera un nuevo polideportivo no describe el mismo servicio que se necesita ahora.

El proceso de renovación automática no detecta ninguno de esos cambios. PliegoBot sí puede detectarlos, porque al analizar el pliego anterior lo contrasta con el estado actual del mercado, con los pliegos de contratos equivalentes de otras administraciones y con las tendencias actuales en el sector del objeto del contrato. Esa comparativa no siempre produce cambios relevantes. Pero cuando los produce, los señala antes de que el expediente salga a licitación.

LA PREGUNTA QUE EL PROCESO MANUAL NO HACE

Hay una pregunta que en la contratación pública local raramente se formula de forma explícita en el momento de renovar un contrato: ¿sigue siendo este el servicio que el municipio necesita, prestado de esta forma, a este precio, con estos criterios?

La respuesta a esa pregunta requiere tiempo, información y distancia respecto al expediente. El técnico sobrecargado que tiene tres semanas para sacar adelante la renovación no tiene ninguna de las tres cosas. PliegoBot aporta la información y estructura el proceso de forma que esa pregunta emerge de forma natural antes de que el pliego esté cerrado.

En algunas ocasiones el resultado es un pliego muy parecido al anterior, con ajustes menores. En otras, el proceso revela que lo que el ayuntamiento necesita es diferente de lo que lleva años contratando. En cualquier caso, esa decisión se toma de forma informada y antes de publicar. No después de que la licitación quede desierta o el contrato genere problemas en la ejecución. Más información en fundacionemprende.org.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿PliegoBot solo sirve para hacer pliegos más rápido? No. Además de reducir el tiempo de elaboración, PliegoBot hace preguntas sobre el objeto del contrato que obligan al técnico a revisar si lo que se licita sigue siendo adecuado para las necesidades actuales del municipio.

¿Qué hace PliegoBot cuando detecta que el pliego describe un servicio desactualizado? Señala las discrepancias entre el pliego anterior y el estado actual del mercado o de la normativa, y propone alternativas de redacción. La decisión sobre qué cambios incorporar sigue siendo del técnico responsable.

¿Este proceso requiere que el técnico tenga conocimientos previos sobre el objeto del contrato? No necesariamente. PliegoBot aporta información de contexto sobre el sector y el tipo de servicio que complementa el conocimiento del técnico, especialmente en contratos sobre materias en las que el área de contratación no tiene especialización técnica propia.