Laura González, organizadora de bodas: “Siempre es mejor añadir un comensal a última hora que quitarlo”
Organizar una boda es un trabajo que requiere coordinar múltiples detalles, y la lista de invitados puede ser uno de los puntos más sensibles. Saber gestionar una cancelación a tiempo no solo es una cuestión de educación, sino también de apoyo económico y logístico para la pareja.
El momento de confirmar
“Hay que empatizar con los novios, para ellos son momentos de estrés cuando a medida que se va acercando la fecha ven que todavía les faltan confirmaciones y la finca les está pidiendo una cifra ajustada, tienen que organizar las mesas, el seating plan, etcétera”, explica Laura González, wedding planner de Palabra de Eleanor.
Para ella es crucial la rapidez, tanto para confirmar como para cancelar: “Cuanto antes, mejor, sobre todo si el invitado está seguro de su disponibilidad para asistir al evento”. “Normalmente, los novios reparten meses antes de la boda una invitación o comparten un formulario online en el que piden la confirmación de asistencia, ese sería el momento perfecto para hacerlo”, asegura la experta.
La fecha límite
Si ya habías confirmado tu asistencia pero surge un inconveniente, existe un pequeño margen. La mayoría de los contratos con fincas o caterings exigen un número final de asistentes con cierta antelación, avisa González: “Lo normal es que entre diez y siete días antes del evento pidan a los novios una cifra definitiva de comensales. Ese sería el límite en la mayoría de los casos”.
Superado este plazo, cualquier baja implica un gasto perdido para los novios: “Ese cubierto se tiene que abonar igualmente”. “Siempre es mejor añadir un comensal a última hora que restarlo, así que si tienes dudas de tu asistencia, háblalo con los novios para ver cuál es la mejor solución”, recomienda la experta.
¿Y si ocurre una urgencia?
“Somos humanos, estas cosas pasan y no debería ser un problema mayor”, afirma González, que en el caso de que la cancelación se produzca apenas unos días o incluso horas antes del enlace aconseja la comunicación directa. “Lo mejor es llamar a los novios por teléfono y explicarles directamente el motivo de la cancelación”, aconseja.
Al ser una baja que los novios ya no pueden descontar de la factura, el gesto más elegante es cubrir el gasto. “Si se trata de una cancelación de última hora, lo que debería hacer el invitado es pagar, por lo menos, el cubierto para que no lo tengan que hacer los novios”, recomienda la wedding planner.
Qué hacer con el regalo
Con respecto a si deben o no regalar quienes advierten con tiempo de que no podrán asistir, González argumenta que la clave está en la relación que se tenga: “Muchas veces vemos las bodas como algo muy protocolario y, al final, lo que importa es si te nace o no hacerlo”. La experta destaca que los novios “suelen ser muy agradecidos con cualquier gesto que tengan sus invitados hacia ellos”, aunque no sea una obligación social estricta.
“El regalo económico es uno de los que más agradecen, porque les ayuda a pagar los costes de la boda, incluso su luna de miel”, valora González, que también aconseja revisar si hay lista de bodas o incluso apostar por “pequeños detalles, como un ramo de flores con una tarjeta escrita a mano o una experiencia en pareja”.