Inteligencia artificial en instituciones públicas: las lecciones de tres años de trabajo con expedientes reales

La inteligencia artificial ha entrado en la agenda de muchas instituciones públicas, pero no siempre con claridad sobre qué puede aportar realmente al trabajo diario de la administración local. Más allá de titulares grandilocuentes o de soluciones tecnológicas cerradas que prometen transformaciones radicales, empiezan a aparecer experiencias que exploran un uso mucho más concreto y prudente de estas herramientas, centrado en apoyar el trabajo diario sin alterar la esencia del servicio público.

Uno de los casos más relevantes en este ámbito se ha desarrollado en el marco del Laboratorio GobLab del Cabildo de Gran Canaria, un espacio de trabajo institucional que entre 2023 y 2025 ha abordado de forma sistemática cómo aplicar la inteligencia artificial a problemas reales de la gestión pública. Lejos de plantearse como un laboratorio experimental, el GobLab ha trabajado directamente con concejales, alcaldes y equipos técnicos de múltiples ayuntamientos, utilizando expedientes reales, procedimientos administrativos concretos y enfrentándose a las limitaciones habituales de cualquier administración local.

El foco no ha estado en automatizar decisiones políticas ni en sustituir funciones humanas, sino en algo mucho más concreto: reducir el peso de tareas repetitivas, revisiones documentales extensas y procesos de redacción administrativa que consumen una parte muy significativa del tiempo de los equipos municipales.

Una realidad compartida por muchos ayuntamientos

Quienes trabajan en un ayuntamiento reconocen fácilmente el contexto. Grandes volúmenes de documentación acumulada, normativas que se solapan entre distintos niveles administrativos, expedientes que requieren revisar múltiples textos, informes que deben ser coherentes entre sí y procedimientos que atraviesan varias áreas sin coordinación suficiente.

A todo ello se suman las exigencias crecientes de administración electrónica, transparencia activa, protección de datos y atención a la ciudadanía por múltiples canales, que muchas veces llegan sin los recursos correspondientes para afrontarlas.

Esta carga administrativa no solo afecta al funcionamiento interno. También impacta en la relación con empresas, asociaciones y ciudadanía que interactúan con la administración y que, con frecuencia, se enfrentan a procedimientos difíciles de comprender y gestionar. La consecuencia es una acumulación de errores, idas y venidas innecesarias y frustración por ambas partes.

En este escenario, la inteligencia artificial empieza a encontrar su espacio no como solución milagro, sino como instrumento de apoyo concreto para ordenar información, comparar documentos, detectar incoherencias normativas, identificar referencias obsoletas o generar borradores de trabajo sobre los que después se ejerce el criterio político y técnico humano.

La experiencia desarrollada en el GobLab durante tres años ha permitido comprobar que muchos de los cuellos de botella administrativos no responden a falta de conocimiento o de voluntad política, sino a la simple acumulación de tareas mecánicas y repetitivas que ralentizan la gestión y generan saturación.

Aquí es donde la inteligencia artificial muestra su utilidad real, siempre que se utilice con criterio, supervisión y conocimiento de sus límites. Puede ayudar a analizar grandes volúmenes de documentación, identificar referencias normativas obsoletas en ordenanzas municipales, comparar versiones de textos administrativos, preparar borradores de informes técnicos o generar primeras versiones de comunicaciones institucionales que después son revisadas por las personas responsables.

Todo ello sin sustituir la toma de decisiones políticas, la responsabilidad de los cargos públicos ni el criterio profesional del personal técnico. La inteligencia artificial no decide, no prioriza y no interpreta el interés general. Procesa, compara, sugiere y ordena información para que quienes sí tienen legitimidad puedan hacerlo mejor y más rápido.

De la experiencia insular al trabajo municipal real

Uno de los aprendizajes clave del Laboratorio GobLab ha sido la importancia de validar estas herramientas fuera del entorno controlado del laboratorio. Una cosa es trabajar con casos piloto, y otra muy distinta aplicar estas metodologías en la gestión diaria de un ayuntamiento con todos sus condicionantes políticos, presupuestarios y organizativos.

Por eso, desde 2025, esta forma de trabajar con inteligencia artificial se ha aplicado de manera continuada en un ayuntamiento concreto de Gran Canaria, integrándose en su gestión ordinaria y no como proyecto experimental paralelo. Trabajar con expedientes reales, plazos administrativos efectivos y equipos técnicos con agendas saturadas ha permitido identificar límites claros, corregir enfoques que no funcionaban y descartar usos que no aportaban valor suficiente.

También ha servido para confirmar que la incorporación de la inteligencia artificial en la administración local funciona mejor cuando se plantea como un proceso progresivo, acompañado técnicamente, adaptado a la realidad de cada ayuntamiento y construido desde la confianza y no desde la imposición tecnológica.

Hoy existe un método de trabajo contrastado, basado en hechos y no en promesas comerciales, que puede ser transferido y adaptado a otros ayuntamientos con realidades territoriales, políticas y administrativas muy distintas.

A pesar de los avances, quedan desafíos importantes. La formación es uno de ellos: incorporar inteligencia artificial a la gestión municipal requiere que tanto responsables políticos como personal técnico comprendan qué pueden esperar de estas herramientas y, sobre todo, qué no deben esperar.

Otro reto es la dependencia tecnológica. Muchas soluciones que se ofrecen a los ayuntamientos son sistemas cerrados que generan dependencia de un proveedor concreto. Las experiencias más prometedoras apuestan por modelos abiertos, transferibles y que refuerzan la capacidad interna del ayuntamiento en lugar de sustituirla.

También está la cuestión presupuestaria. La inteligencia artificial no es gratuita, y en un contexto de restricciones económicas municipales, es fundamental evaluar con rigor si la inversión está justificada.

Finalmente, existe un reto de legitimidad democrática. Los ciudadanos tienen derecho a saber cuándo un documento administrativo ha sido elaborado con apoyo de inteligencia artificial, cómo se ha utilizado esa herramienta y quién es responsable del contenido final. La transparencia en el uso de estas tecnologías no es opcional, es una exigencia democrática básica.

La pregunta ya no es si la inteligencia artificial va a llegar a los ayuntamientos, porque de hecho ya está llegando de múltiples formas, sino cómo hacerlo sin alterar equilibrios institucionales necesarios, sin generar dependencias tecnológicas que limiten la autonomía municipal y sin poner en riesgo principios básicos del servicio público como la equidad, la transparencia y la rendición de cuentas.

Las experiencias que se están desarrollando muestran que es posible utilizar estas herramientas para mejorar la gestión municipal sin sustituir decisiones políticas ni técnicas, y sin imponer modelos tecnológicos cerrados que ignoren la diversidad de realidades locales.

Para muchos concejales y responsables municipales de toda España, estas prácticas abren una vía intermedia entre la inacción por desconocimiento y la adopción acrítica de tecnología por presión comercial: una forma prudente, gradual y éticamente responsable de incorporar la inteligencia artificial al servicio de una administración local más clara, más eficiente y más centrada en las personas a las que debe servir.