Fichaje digital obligatorio: qué exige ya la ley y qué cambiará para empresas y trabajadores
Fichar al entrar y salir del trabajo no es algo nuevo en España. Desde 2019, las empresas tienen la obligación de llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, independientemente de su tamaño. Pero la forma de hacerlo puede cambiar próximamente: el Ministerio de Trabajo ha impulsado una reforma para que el registro sea necesariamente digital y permita un control más inmediato por parte de la Inspección de Trabajo.
Para evitar confusiones, conviene distinguir ambas cuestiones. A octubre de 2026, el denominado fichaje digital obligatorio todavía no ha entrado en vigor: el proyecto de real decreto que lo regula fue sometido a audiencia pública en octubre de 2025, pero aún no se ha publicado en el BOE. Por tanto, sigue vigente el sistema establecido en 2019, que obliga a registrar la jornada pero no impone con carácter general una herramienta digital concreta.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben garantizar el registro diario e incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La forma de organizarlo puede establecerse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores.
Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los propios trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La obligación afecta con carácter general a las empresas con trabajadores por cuenta ajena, aunque existen particularidades para determinadas relaciones laborales y sectores.
Qué pretende cambiar el registro digital
La reforma que prepara Trabajo quiere ir un paso más allá. El proyecto de real decreto plantea que todas las empresas lleven el registro por medios digitales y que el sistema sea “objetivo, fiable y accesible”. Una de las razones que motivan la reforma es evitar registros fácilmente modificables y conseguir que cualquier cambio realizado posteriormente deje constancia de qué se ha modificado y quién lo ha hecho.
El borrador también aumenta la información que debería quedar reflejada. Además de la hora y minuto de comienzo y final de la jornada, contempla registrar determinadas pausas, identificar las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y distinguir si el trabajo se realiza presencialmente o a distancia.
Otra de las principales novedades sería el acceso de la Inspección de Trabajo. El sistema previsto permitiría consultar los registros de manera inmediata tanto presencialmente como de forma remota, sin necesidad de solicitar previamente a la empresa hojas, archivos u otra documentación.
Eso sí: todavía no existe una fecha definitiva para que estas obligaciones entren en vigor. Mientras el real decreto no se apruebe y publique, las empresas deben cumplir las obligaciones actuales de registro horario, pero no puede darse por vigente una obligación general de abandonar el papel o utilizar un determinado software de control horario y fichaje digital.
El incumplimiento puede salir caro
Que la digitalización siga pendiente no significa que el control horario sea voluntario. Y las consecuencias no son menores. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción grave incumplir las normas en materia de jornada y, expresamente, de registro de jornada.
Las infracciones graves en materia laboral pueden sancionarse actualmente con multas de entre 751 y 7.500 euros,según su graduación. Además, disponer de algún tipo de documento no basta necesariamente si este no refleja de manera fiable la jornada realmente realizada: los tribunales han incidido en la necesidad de que los sistemas permitan un registro objetivo y riguroso.
El control horario de empleados cumple así una doble función. Para la empresa proporciona información sobre el tiempo efectivamente trabajado y permite detectar incidencias o excesos de jornada. Para los trabajadores constituye una garantía frente a horas extraordinarias que puedan quedar sin registrar.
Cómo prepararse para el cambio
Aunque la obligación específicamente digital continúe pendiente de aprobación, las empresas pueden anticiparse revisando cómo realizan actualmente su control horario. Un sistema preparado para el nuevo escenario debería permitir registrar con claridad entradas y salidas, conservar un historial, identificar modificaciones y facilitar la consulta de la información cuando sea necesario.
Aquí entran en juego las herramientas de software de control horario, que permiten sustituir hojas de papel o archivos dispersos por un registro centralizado. Una de las opciones disponibles es TeamSystem Gestión de Empleados, una plataforma online dirigida a autónomos con empleados, pymes y asesorías que combina el fichaje digital con otras tareas de gestión laboral.
Los trabajadores pueden registrar la entrada y salida desde un ordenador o mediante una aplicación móvil. El sistema dispone además de geolocalización opcional en el momento del fichaje, una función que la empresa puede activar o desactivar. Cuando lo está, registra la ubicación únicamente al fichar y no realiza un seguimiento continuo del trabajador durante su jornada.
La plataforma permite también gestionar turnos, vacaciones y ausencias, almacenar documentación laboral y generar registros exportables. Puede integrarse, además, con soluciones laborales y de nóminas de TeamSystem, de manera que el control horario de empleados no funcione como un proceso aislado del resto de la administración de personal.
Digitalizar el registro antes de que llegue la nueva obligación puede evitar una adaptación apresurada cuando se conozca definitivamente el contenido y la fecha de entrada en vigor del real decreto. Porque, aunque todavía no pueda hablarse propiamente de fichaje digital obligatorio, registrar la jornada sí es ya una obligación para las empresas. Lo que está en juego ahora es cómo deberá hacerse ese registro en el futuro inmediato.