El documento que las empresas de transporte de mercancías solo podrán utilizar de manera digital a partir de ahora

El sector del transporte público de mercancías por carretera en España se enfrenta a una gran transformación administrativa debido a la obligatoriedad de digitalizar sus documentos de control. A partir del inminente 5 de octubre, las empresas dedicadas al traslado de carga en el ámbito nacional no podrán seguir utilizando el formato físico en papel. La medida, impulsada en la Ley de Movilidad Sostenible y desarrollada por el Ministerio de Transportes, impone el Documento electrónico de Control Administrativo para el transporte público interior.

Esta nueva exigencia legal no altera los contenidos de la norma que regula el documento de control, pero transforma su soporte. El archivo digital deberá ser un PDF generado desde aplicaciones informáticas estructuradas, quedando prohibido el escaneado de impresos manuscritos. Cada documento generado no podrá superar 5 megabytes y tendrá que incorporar un código QR legible desde dispositivos móviles. Dicho código deberá estar vinculado con una dirección web única desde la que la inspección podrá descargar el archivo correspondiente.

La responsabilidad de cumplimentar este certificado recae de manera solidaria sobre las figuras del cargador contractual y el transportista efectivo. La normativa explicita que el cargador responderá por la exactitud de los datos del envío, tales como el origen, el destino, la naturaleza de la carga y el peso de la mercancía. Por su parte, el transportista efectivo asumirá la responsabilidad sobre la ejecución material del viaje, incluyendo la matrícula del vehículo. La falta de emisión del documento antes de iniciar el trayecto supondrá una sanción.

El documento electrónico de control administrativo no requiere firma electrónica obligatoria para ser válido. Sin embargo, en caso de que las empresas decidan formalizar firmas voluntarias, estas deberán ajustarse a las especificaciones del reglamento comunitario europeo. Las opciones válidas suponen firmas electrónicas avanzadas o cualificadas, garantizando la identificación del firmante e integridad. De esta forma, si el documento experimenta cualquier alteración posterior, la firma quedará invalidada.

El ámbito de aplicación de este mandato digital abarca a los transportes públicos nacionales y a las operaciones de cabotaje realizadas en España. Por el contrario, quedan excluidos los transportes privados complementarios organizados por empresas cuya actividad principal no es la logística, aunque estas deberán portar documentación a bordo. Asimismo, los transportes internacionales regidos por el convenio CMR continuarán utilizando sus propios modelos sin que el eCMR sea imperativo en esta fecha. Existen también exenciones para mudanzas, grúas y paquetería.

Durante el desarrollo del viaje, la normativa contempla procedimientos para registrar incidencias o realizar cambios operativos en los datos del transporte. Si resulta necesario modificar elementos como el vehículo tractor o el conductor asignado, la empresa puede actualizar el archivo PDF original indicando los motivos del ajuste. Bajo esta modalidad, la dirección electrónica y el código QR de verificación se mantendrán inalterados para la inspección. Alternativamente, la plataforma podrá generar un nuevo archivo digital con su código QR, conservando el original.

La Administración pública ha simplificado los requisitos técnicos al eliminar la obligación de registrar previamente los dominios web donde se custodian los archivos. Las compañías de transporte no están obligadas a subir su documentación a una plataforma centralizada del Ministerio de Transportes, sino a mantenerla disponible. No obstante, los sistemas utilizados deberán garantizar la conservación de la información durante un plazo mínimo de un año, una arquitectura descentralizada que otorga autonomía a los operadores logísticos.

Regulación continental

Desde Esofitec, empresa especializada en soluciones tecnológicas de facturación, contabilidad, gestión y recursos humanos, creen que esta normativa “vuelve a poner de manifiesto que la digitalización forma parte de la hoja de ruta de las administraciones y que las empresas deben abordarla de forma integrada. Hay que tener cuidado con no ir sumando herramientas independientes cada vez que aparece una nueva obligación -asegura Víctor Bernués, consultor ERP de la compañía-, sino conseguir que el software de gestión acompañe los cambios normativos y permita automatizar procesos que antes requerían intervención manual”.

La digitalización del documento de control constituye el primer paso de un plan de modernización que culminará con la implantación del marco europeo eFTI. Esta regulación continental permitirá la lectura e intercambio armonizado de datos logísticos entre empresas y autoridades de la Unión Europea mediante plataformas certificadas. Mientras se despliega dicha infraestructura técnica comunitaria, la solución nacional mediante PDFs estructurados con código QR garantiza una transición ordenada.