Estos son los plazos y las normas de la factura electrónica que deberán asumir empresas y autónomos

El sistema tributario español sigue caminando hacia la transformación digital gracias, en parte, a la factura electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece establece las bases legales para este cambio, buscando reducir la morosidad y fomentar el crecimiento empresarial mediante procesos más transparentes. El borrador de la Orden Ministerial, publicado recientemente, define finalmente el marco técnico y los tiempos de ejecución para todos los profesionales. No se trata de un simple cambio de soporte, sino de una nueva forma de entender la relación administrativa entre las empresas. Este avance sitúa a la factura electrónica como el eje central de la eficiencia operativa y el control fiscal en el ámbito privado.

La fecha marcada en el calendario normativo para la entrada en vigor de esta orden es el 1 de octubre de 2026. A partir de ese momento, comienza el cómputo oficial de los plazos para que la obligatoriedad empiece a ser exigible según el volumen de negocio. Este inicio regulatorio permite a las organizaciones planificar su transición técnica con una referencia temporal clara y definitiva. La administración ha diseñado un despliegue progresivo para evitar el colapso de los sistemas y permitir una adaptación adecuada del tejido empresarial. Es el punto de partida para que los sistemas de gestión empiecen a procesar documentos bajo los nuevos estándares europeos de interoperabilidad.

Las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros serán las primeras en asumir el reto. Para este colectivo, la factura electrónica B2B será obligatoria a partir del 1 de octubre de 2027, un año después de la entrada en vigor. El cumplimiento implica que todas sus operaciones comerciales con otros profesionales deberán realizarse íntegramente de forma digital y estructurada. No se permitirá el uso de facturas en papel ni de simples documentos en formato PDF sin datos estructurados. Estas grandes corporaciones deberán tener sus sistemas ERP plenamente integrados para evitar sanciones, que pueden alcanzar los diez mil euros por incumplimiento.

Para el resto de los autónomos y pequeñas empresas con ingresos inferiores a 8 millones, el plazo es más extenso. Su obligatoriedad efectiva se sitúa el 1 de octubre de 2028, otorgándoles un margen de dos años para su total digitalización. Este escalonamiento responde a la necesidad de que los profesionales con menos recursos técnicos encuentren soluciones asequibles en el mercado. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán estar dentro del sistema al finalizar este periodo de transición de dos años. La normativa busca que incluso las microempresas se beneficien del ahorro de costes y la mejora en el seguimiento de sus cobros.

El ecosistema de facturación se articulará a través de una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria y plataformas privadas. Los empresarios podrán elegir entre utilizar el formulario gratuito de la AEAT o contratar servicios de proveedores tecnológicos homologados. Aquellas entidades que opten por sistemas privados estarán obligadas a remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública de forma simultánea. La plataforma pública actuará como un repositorio universal que garantizará que Hacienda tenga acceso permanente a la información de las transacciones. Esta dualidad asegura la libertad de elección tecnológica, manteniendo siempre el control administrativo necesario para combatir la morosidad.

En el plano estrictamente técnico, el estándar que regirá todas las comunicaciones será el modelo europeo EN16931 bajo la sintaxis UBL. Cada factura electrónica generada deberá incluir un código único de identificación basado en el NIF, número, serie y fecha de expedición. Se prohíbe la inclusión de ficheros embebidos en las copias fieles enviadas a la administración para garantizar la limpieza de los datos. La interoperabilidad gratuita entre las diferentes plataformas privadas es un requisito esencial que impone la ley para evitar barreras económicas. De esta forma, se asegura que cualquier factura pueda ser procesada automáticamente por el receptor, sin importar el software que este utilice.

Una de las mayores innovaciones del sistema es la obligación de comunicar los estados de las facturas en tiempo real. El destinatario de un servicio o producto deberá informar sobre la aceptación o rechazo comercial y la fecha del pago efectivo. Específicamente, se debe reportar la fecha de vencimiento y el momento exacto en que se completa el abono de la factura. Estas comunicaciones deben realizarse en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produce el evento correspondiente. Esta trazabilidad absoluta permitirá al Observatorio de la Morosidad monitorizar el cumplimiento de los plazos de pago legales en todos los sectores.

Diferente a VeriFactu

“Se trata de ver una oportunidad en una obligación. Oportunidad de agilizar las tareas administrativas relacionadas con la facturación de y hacia nuestros proveedores. Todas las empresas estarán utilizando programas que se podrán hablar entre sí”, aseguran desde la consultora tecnológica Esofitec, que también insiste en recordar que lo que plantea la Ley Crea y Crece “no hay que confundirlo con otra normativa que también está en el horizonte, el sistema VeriFactu. Son diferentes, aunque ambas pasan por una solución tecnológica que, en realidad, es una gran oportunidad de profesionalización para las empresas”.

Concretamente, VeriFactu se centra en garantizar la integridad de los registros de facturación enviados a Hacienda para evitar el fraude. El calendario de Verifactu arrancará el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio del mismo año para autónomos. De esta manera, se ha configurado un inicio escalonado para que ambas obligaciones no coincidan exactamente en el tiempo y faciliten la adaptación. Mientras la factura B2B regula el intercambio entre partes, VeriFactu asegura que el software de emisión sea seguro y trazable. La adaptación a este nuevo entorno digital, insisten los expertos, requiere que las empresas revisen sus procesos y la calidad de sus datos actuales. Las implicaciones prácticas son profundas y afectan directamente al ciclo de facturación, desde la emisión hasta la conciliación bancaria final. No prepararse a tiempo podría conllevar no solo sanciones financieras, sino también dificultades operativas para contratar a otras empresas obligadas.