Manual o electrónico, pero obligatorio: las claves del registro de la jornada laboral que entra en vigor este domingo

Este domingo, 12 de mayo, entra en vigor la obligación para todas las empresas de registrar diariamente el inicio y el final de la jornada laboral de sus empleados. Desde las grandes a las pequeñas compañías. El real decreto que aprobó el Gobierno de Pedro Sánchez no especifica la manera en la que debe aplicarse este control, que deja en manos de la negociación entre los empresarios y los representantes de los trabajadores (cuando haya), pero sí recoge el mandato de registrar “el horario concreto” del comienzo y el fin de la jornada de los trabajadores. En caso de incumplimiento, las empresas se enfrentan a multas de hasta 6.250 euros.  

El registro obligatorio de la jornada laboral es una esperada reclamación de los sindicatos de inspectores de trabajo. Sin un control diario del horario de los empleados, la autoridad laboral se encontraba con grandes problemas para probar los incumplimientos en materia de jornada y descansos. Uno de ellos es el abuso de las horas extraordinarias.

Según los datos de la EPA del primer trimestre de 2019, el 46% de las horas extra que se realizan no se pagan, algo ilegal. Un total de 2,6 millones de horas a la semana que no se retribuye a los trabajadores y por las que tampoco se cotiza a la Seguridad Social, con el perjuicio que esto implica para las arcas públicas.

Sin el registro de la jornada, los inspectores aseguran que tenían las manos atadas en muchas de sus actuaciones. “Ya debe existir un registro de las hora extra y se tiene que entregar un resumen mensual de ellas, pero en la práctica no se hace. Y cuando vas a una empresa y el trabajador está fuera de su horario, suele mentir por la situación que tiene. Dice que está recuperando horario, que se queda un poco más porque el día anterior llegó más tarde... Eso con el registro de jornada ya no da lugar”, sostiene como ejemplo Ana Ercoreca, presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo.

¿Cómo debe ser el registro?

El control horario obligatorio quedó regulado en el real decreto del 8 de marzo de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Con algunas modificaciones de última hora que rebajaron la exigencia de la medida, como celebró la patronal CEOE, el registro se desarrolla brevemente en dos artículos.

El texto legal solo establece que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

Fuentes del Ministerio de Trabajo explican que la falta de concreción sobre cómo debe hacerse ese control “está hecha a propósito”, ya que la norma deja este punto en manos de la negociación colectiva entre los empresarios y los representantes de los trabajadores, de acuerdos en el seno de las compañías o, en última instancia, de la decisión del empresario. La idea es que, siempre que sea posible, el mecanismo acordado se adapte lo máximo posible a las características de la empresa y el sector en cuestión, para lo que el Gobierno optó por esta redacción “tan abierta”.

El registro que deje constancia a diario del comienzo y el fin de la jornada de cada trabajador, por tanto, puede ser “manual, con una firma de los trabajadores en la hora de inicio y salida; o electrónico, a través de huella dactilar, fichando con una tarjeta, con una aplicación móvil... Hay muchas posibilidades. Lo fundamental es que sea fiable, que deje trazabilidad y no pueda modificarse a posteriori”, subrayan en el Ministerio dirigido por Magdalena Valerio. 

El real decreto concreta dos requisitos más del control horario: las empresas deben conservar los registros durante cuatro años y estos deben estar “a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Las dificultades: horarios flexibles y privacidad

La idea de anotar el inicio y el final de la jornada laboral presenta dificultades en determinadas situaciones. “No es tan sencillo”, sostiene Mari Cruz Vicente, secretaria confederal de Acción Sindical de CCOO, que recuerda que el carácter abierto del decreto abre muchas posibilidades para la negociación, pero “eso genera también un problema que no se resolverá de manera inmediata”.

Tanto en la patronal CEOE como en los sindicatos mayoritarios coinciden en subrayar sobre todo dos retos. Por un lado, cómo registrar la jornada de las personas con horarios de trabajo muy flexibles –que cambian según el día y en los que desde el inicio al fin de una jornada se producen varias interrupciones en el trabajo–, y la de aquellos que no siempre estén presentes en el centro de trabajo, como los comerciales, los acogidos a teletrabajo, los trabajadores destinados en el extranjero, etc.

Por otro lado, la segunda dificultad más destacada tiene que ver con las consecuencias de la aplicación de algunos métodos de registro electrónico en cuanto a la protección de datos de los empleados y la garantía de su intimidad y privacidad. Mecanismos como “la huella dactilar o el acceso por reconocimiento ocular”, apuntan como ejemplo fuentes de la CEOE, plantean retos en este sentido.

Mari Cruz Vicente subraya la necesidad de que las empresas acuerden con los trabajadores cómo será la utilización de los datos recabados, dónde se alojarán y para qué se utilizarán, para proteger la intimidad de las plantillas. Los empresarios están también muy atentos a este tema, ya que las multas por vulnerar la legislación de protección de datos son más cuantiosas que las de carácter laboral por incumplir el registro de jornada.

Además de estos dos retos, Ana Belén Muñoz, profesora de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social en la Universidad Carlos III de Madrid, destaca también como uno de las principales problemáticas del registro de jornada “la fiabilidad del control”.

Es decir, que existan garantías de que no puede ser alterado a posteriori y de que, aunque se registre un determinado horario diario, es ese el que efectivamente están cumpliendo las plantillas. “Sobre todo por la experiencia que tenemos del control que ya existe en la legislación de las jornadas a tiempo parcial y de las horas extraordinarias y que algunas empresas no cumplen”, recuerda Muñoz, también co-editora del blog El Foro de Labos, sobre Derecho Laboral.

Por su parte, el secretario de Política Sindical de UGT, Gonzalo Pino, destacó este miércoles que el registro de jornada debe hacer frente también a la especificidad de implantación en las pequeñas y medianas empresas (el 46% del total de compañías inscritas en la Seguridad Social). Con menos recursos y una gran parte sin representación legal de los trabajadores, en UGT consideran que algunas empresas pueden imponer el criterio del empleador sin ningún tipo de negociación. Para las pymes, Pino destacó la conveniencia de que sirvieran como referencia los acuerdos sectoriales al respecto.

La Inspección de Trabajo será “flexible” en un inicio

No cumplir con el registro obligatorio de la jornada supondrá a partir del domingo una infracción grave en la LISOS (Ley Sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social), como establece el decreto que regula el control horario. La consecuencia puede ser una multa de entre 626 euros, en su grado mínimo, y 6.250 euros, en el máximo.

Determinar la gradación de la sanción económica, explica la inspectora Ana Ercoreca, depende de cuestiones como el número de trabajadores de la compañía, la cifra de negocio de la empresa, la gravedad de los hechos, etc. En realidad, los 6.250 euros pueden ser más. “Una vez que la sanción sea firme, se puede abrir un nuevo expediente si existe reincidencia” en el año siguiente a la notificación de la sanción.  La cuantía de la multa en ese caso puede ser hasta del doble de la infracción que se haya cometido, aunque nunca por encima del tope máximo (6.250 euros).

Fuentes oficiales del Ministerio de Trabajo apuntan que, aunque la norma entre en vigor este domingo, la Inspección “va a ser flexible” en el comienzo de la aplicación. Según estas fuentes oficiales, la autoridad laboral demandará desde el 12 de mayo el cumplimiento del registro, aunque no impondrá multa en los casos en que no esté disponible pero quede acreditado que la compañía “está negociando con los trabajadores” cómo implantarlo. “Puede imponer un apercibimiento y seguir el caso”, indican en Trabajo, para controlar que pasado un tiempo la empresa en cuestión ha adoptado el control horario.

En este sentido, en la patronal CEOE subrayan la importancia de que las empresas dejen constancia “por escrito” de las reuniones que mantengan los empleadores con los trabajadores para llegar a acuerdos sobre el control horario. “Para que si llega la Inspección de Trabajo puedan presentar la prueba de que están trabajando en ello”, destacan. Mari Cruz Vicente apunta que, posiblemente, en los primeros días abunden las fórmulas provisionales –incluso las manuales– hasta que se alcance el mecanismo final de registro.