Hacienda aclara si pymes y autónomos deberán eliminar su programa antiguo de facturación al utilizar Verifactu
La adaptación de pymes y autónomos al nuevo reglamento de facturación que entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2027, está obligando a muchos negocios a revisar una parte básica de su gestión diaria. La facturación, que en muchos casos se lleva desde hace años con la misma herramienta, pasará a estar sujeta a nuevos requisitos técnicos dentro del marco conocido como Verifactu. Este cambio no afecta solo al momento de emitir una factura, sino también a la forma en la que los programas registran, conservan y comunican esa información.
Para muchos trabajadores por cuenta propia y pequeñas empresas, el programa de facturación no es una simple aplicación más. En él se acumulan operaciones pasadas, datos de clientes, documentos emitidos y registros que forman parte del archivo administrativo del negocio. Por eso, cualquier cambio de sistema puede generar dudas prácticas, sobre todo cuando la herramienta anterior ha sido utilizada durante años y contiene información que puede seguir siendo necesaria.
En este contexto, una de las preguntas que más se repite tiene que ver con el destino del software antiguo cuando llegue el momento de trabajar con una solución adaptada al nuevo reglamento. La preocupación no está solo en instalar un programa compatible, sino en saber qué ocurre con el que se venía usando hasta ahora, especialmente cuando todavía conserva facturas y datos de ejercicios anteriores.
Qué pasa con el programa antiguo de facturación
Hacienda ha aclarado que pymes y autónomos no tendrán que eliminar necesariamente su antiguo programa de facturación al cambiar a un sistema adaptado a Verifactu. La clave está en el uso que se mantenga de esa herramienta. Si el software anterior queda solo como archivo para consultar facturas ya emitidas o conservar registros antiguos, y deja de tener capacidad para crear nuevos documentos, su mantenimiento no supondría por sí solo un incumplimiento.
El punto principal está en que ese sistema no siga operativo como herramienta de emisión de facturas. Dicho de forma sencilla, el problema no es guardar el historial, sino conservar un programa antiguo que todavía permita seguir facturando cuando ya debería utilizarse una solución adaptada al nuevo marco legal. Por tanto, el cambio a Verifactu no implica perder la información acumulada durante años, pero sí exige separar claramente el archivo de facturas anteriores del sistema que se usará para emitir las nuevas.
Esta diferencia resulta importante para muchos negocios. Un autónomo puede necesitar revisar una factura antigua, comprobar un importe, recuperar los datos de un cliente o consultar una operación cerrada tiempo atrás. Esa necesidad no desaparece por cambiar de sistema. Lo que debe evitarse es que el programa anterior mantenga activa la función de emitir nuevas facturas si no cumple con los requisitos exigidos.
Qué es Verifactu
Verifactu forma parte del nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para adaptar los programas de facturación a unas reglas comunes. Su funcionamiento permite que los registros de facturación se remitan a Hacienda de forma inmediata y directa, lo que obliga a que las herramientas utilizadas por empresas y profesionales se ajusten a esos requisitos cuando llegue el momento de aplicarlos.
La Ley General Tributaria contempla una multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas o programas informáticos no debidamente certificados. Sin embargo, el riesgo no estaría en conservar una base de datos histórica, sino en mantener en funcionamiento una herramienta no adaptada que todavía pueda generar facturas.
Por eso, una pyme o un autónomo que conserve el programa antiguo solo para acceder a documentos ya emitidos no estaría en la misma situación que quien lo mantiene activo para facturar. En el primer caso, la aplicación funcionaría como un espacio de consulta. En el segundo, seguiría actuando como sistema de facturación, y ahí es donde podría aparecer el problema si no está ajustado al reglamento.
En la práctica, los negocios tendrán que revisar qué funciones conserva su antiguo software. Lo recomendable será asegurarse de que esa posibilidad queda bloqueada o desactivada, de manera que el programa quede limitado al archivo y no pueda utilizarse para crear nuevas facturas. La conclusión es que el paso a Verifactu no obliga a borrar el pasado administrativo del negocio. Pymes y autónomos podrán conservar sus registros anteriores si los necesitan, siempre que el programa antiguo ya no sirva para facturar.