Cómo las interrupciones por chat de tus compañeros te hacen rendir casi la mitad

Oficina. Interior / Día. Los empleados están concentrados en su trabajo. Dependiendo de la empresa, pueden estar revisando un balance de cuentas, escribiendo un artículo periodístico o diseñando la imagen corporativa de una compañía. De repente, en el ordenador o en el móvil, salta una notificación: algún compañero les ha escrito en el chat corporativo por una duda; o, tal vez, les pregunta si se unen a la pachanga de fútbol de por la tarde, o a tomar algo en la azotea de un hotel, ahora que ha llegado el verano.

Hay que contestar, o es recomendable contestar en un plazo breve de tiempo. Y eso implica distraerse. Y tras ello hay que volver al trabajo. Y el rendimiento ya no es el mismo. Al menos es eso lo que aseguran diversos estudios. El último de ellos, publicado por la app de gestión del tiempo RescueTime, se ha servido de una interrupción del servicio que Slack, la herramienta corporativa de comunicación por excelencia, sufrió el pasado miércoles 27 de junio. RescueTime comparó los datos de productividad de 12.000 usuarios ese día con los del miércoles de la semana anterior.

De acuerdo a sus conclusiones, la productividad mejoró alrededor de un 5 % en comparación con las mismas horas de siete días antes. Cuanta menor la posibilidad de comunicarse con sus propios compañeros, mayor su rendimiento. Cuando el servicio se restableció a las pocas horas, la productividad descendió.

Según otro estudio de la propia RescueTime (cuyo equipo, por cierto, se declara usuario acérrimo de Slack), el tiempo que los trabajadores pasan sin verse interrumpidos por estos chats es de solo una hora y 12 minutos durante toda la jornada laboral. Es decir, poco más de 6 horas semanales trabajando sin que salten esas notificaciones. De acuerdo a la misma investigación, un 40,1 % del tiempo productivo del trabajador, casi la mitad del total, se pasa compaginando las labores del día a día con responder a esos mensajes.

Quizá las conclusiones de una app para mejorar la productividad parezcan sesgadas, o haya quien piense que contestar mensajes no es hacer multitarea, pero no es la primera vez que tecnologías y notificaciones de todo tipo son puestas en entredicho en el entorno laboral.

Multitarea y productividad

El problema corporativo que relaciona la multitarea con un descenso de la productividad se lleva analizando años. En un texto publicado por la Asociación Estadounidense de Psicología (APA en inglés), se advierte de que desempeñar más de una tarea a la vez, sobre todo cuando una de ellas es compleja, afecta a la productividad. Además, si este trabajo es más difícil, parece que cuesta más retomarlo. David Meyer, investigador de procesos cognitivos en entornos multitarea, explicaba que incluso los bloqueos mentales breves al saltar de una tarea a otra afectan al tiempo productivo en la jornada laboral.

Nuestro cerebro no está preparado para el modo multitarea, ni siquiera el de los jóvenes, que tienen dificultades para aprender si están realizando algo a la vez que miran los apuntes. Cuando ejecutamos dos tareas a la vez, perdemos el foco en una de ellas y, encima, aumentamos nuestros niveles de estrés. Usar el chat corporativo o el correo electrónico a la vez que estamos con otra labor también es multitarea. Y una multitarea continua, con constantes interrupciones.

Enviar un mensaje o leer un mail en medio de nuestros deberes diarios afecta a nuestra mente,mail de acuerdo a investigadores de la Universidad de Stanford. Estar acribillados por notificaciones y líneas de texto digital hace que no prestemos atención a las cosas o que saltemos de una tarea a otra sin reparar a ello.

Los científicos de Stanford intentaron descubrir si de verdad era posible la multitarea estudiando el comportamiento de 100 estudiantes (algunos de ellos acostumbrados a la multitarea y otros no) ante tres pruebas, y concluyeron que no: el cerebro no puede procesar más de una cadena de información al mismo tiempo.

Entre ellas, se les proyectó una serie de letras en orden alfabético y luego se les preguntó cuál se repetía. Los acostumbrados a la multitarea tenían más problemas para recordarla. Así, comprendieron que había problemas para almacenar y organizar la información.

De este modo, “cuando hay múltiples fuentes de información procedentes del mundo externo o saliendo de nuestra memoria, no pueden ignorar lo que no es relevante para su meta actual”, decía Anthony Wagner, profesor de Psicología de Stanford. Los investigadores se preguntaban entonces si los “multitarea crónicos” nacen con alguna incapacidad para concentrarse o si es ahora cuando su cerebro se está dañando con la multitarea.

Volviendo a las empresas, antes de que Slack llegara hubo otras herramientas para comunicarse entre compañeros, como el chat o las videollamadas de Skype. El servicio de padres estonios fue en 2008 objeto de un estudio publicado por la Universidad Estatal de Ohio (Estados Unidos). En él, se les pidió a los usuarios que trabajaran con uno o dos compañeros a través de esta o de otras herramientas de mensajería instantánea. Se concluyó que había “deterioro del rendimiento”. “Aunque los actores en condiciones de multitarea piensan que eran competitivos, sus compañeros dieron una baja puntuación en su desempeño. Por tanto, cuando la gente hace multitarea, podría no cumplir cuando se centran en una cosa”, sentenciaban.

Más allá del chat corporativo: el correo electrónico

Pasar de estar concentrados en una tarea a responder unos mensajes es cuestión de segundos, y no solo en el chat corporativo. Una investigación de la Universidad de Illinois (Estados Unidos) concluía que los usuarios, aunque creyeran que estaban controlando la situación, pasaban más tiempo del que creían respondiendo a correos o mensajes instantáneos. Ese mismo estudio decía que el 40,8 % de las alertas por e-mail se respondían de inmediato (en menos de 15 segundos), dejando de lado lo que se estaba haciendo.

Otro estudio, de 2012 y de la Universidad de Loughborough (Reino Unido), concluyó que las tareas diarias se terminan en un tercio de tiempo más de lo habitual cuando nos interrumpe la bandeja de entrada. Para ello se sirvieron de los trabajadores de una compañía de alquiler de coches, a los que pidieron hacer una tarea mientras los interrumpían con falsos e-mails. Mientras tanto, cronometraban el tiempo en el que gestionaban ese mensaje y lo que tardaban en orientarse a sus quehaceres. El responsable de la investigación, Tom Jackson, alertaba del “significativo impacto en la productividad” con una mala gestión del correo electrónico.

Ya en 2002 Jackson había coordinado otra investigación sobre las notificaciones de este servicio en el trabajo. Entonces, se decía que lo habitual al recibir uno era “reaccionar casi tan rápido como responder a las llamadas de teléfono”, por lo que las interrupciones eran comparables a las de estas. En aquel entonces, reactivarse tras responderlo costaba menos que hacerlo tras una llamada, pero aquello dio pie para sugerir unas recomendaciones, como revisar menos la bandeja de entrada o configurarla para que aparecieran tres líneas del mensaje. Incluso, se animaba a entrenar al personal para hacer un uso más eficiente.

Un estudio de 2004 advertía de que tan probable es que nos interrumpa algo externo como que nosotros seamos los causantes de esa interrupción. Por ello, en la medida de lo que permitan tus jefes y compañeros, puedes recuperar aquellos pioneros consejos de 2002 y responder a determinadas horas los correos electrónicos y el chat corporativo y silenciarlo durante el resto de la jornada laboral. También, ser consciente de la cantidad de trabajo que tienes y planificarte en torno a ello. La APA decía que “comprender los costes ocultos de la multitarea podría ayudar a la gente a elegir estrategias que estimulen su rendimiento”. Así, hagamos lo posible para trabajar sin distracciones.

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