Cinco claves para ser más organizado en la vuelta al (tele)trabajo
La llegada del mes de septiembre es sinónimo para muchas personas de la vuelta al trabajo. Un retorno este año del todo atípico e inusual porque la reincorporación a las rutinas y obligaciones (si es que se han podido hacer vacaciones) viene marcada por la pandemia del coronavirus. Esto significa que para buena parte de la gente, más que trabajar, lo que harán es teletrabajar. Por tanto, no volverán a la oficina o al puesto de trabajo con normalidad.
A algunos esto les permitirá conciliar vida familiar con vida laboral, pero para la gran mayoría de las personas el esfuerzo tendrá que ser mayor y, por tanto, tendrán que organizarse aún más para poder ser productivos. ¿Cómo podemos afrontar este retorno, tanto en casa como en la oficina?
Cómo organizar el trabajo
Ser organizado nos ayudará a ser más productivos, a rendir más y a tener más capacidad para gestionar el estrés. Además, un enfoque de trabajo ordenado nos permitirá administrar mejor el tiempo no solo laboral sino también el personal.
En casa:
En un estudio realizado por la Escuela de Negocios de Harvard sobre el teletrabajo se demuestra que las personas que disponen de cierta libertad a la hora de trabajar son un 4,4% más productivas que las que siguen una política más tradicional de trabajo. Y sí: parece que trabajar desde casa nos hace más productivos, al menos también lo reconoce una investigación de Stanford.
Resulta que, según este estudio, las personas que trabajan desde casa lo hacen en turnos más completos, toman descansos más cortos, tienen menos días de enfermedad y se cogen menos tiempo libre. Pero conseguirlo requiere ser muy disciplinado.
Algunas de las claves que podrían explicar estos resultados son:
- Disponer de un lugar propio: lo mejor es disponer de una zona en la casa que sirva solo para trabajar, donde tengamos todo lo necesario y en el que no haya muchas distracciones (televisor, comida, etc.). tener una silla cómoda, espacio y luz natural ayudarán mucho. No es aconsejable ocupar otras estancias, como el sofá, la cocina o zonas destinadas al descanso para realizar el trabajo.
- Establecer rutinas como si se fuera a la oficina a trabajar: es importante empezar el día como si se trabajara fuera: levantarse temprano, vestirse, desayunar e ir a trabajar. Establecer expectativas realistas, hacer un horario y cumplirlo.
- Definir límites: es fácil perderse en el trabajo cuando se trabaja desde casa, lo que aumenta el riesgo de agotamiento. Para evitarlo, es fundamental establecer un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, darse permiso también para tener tiempo de inactividad y, si se tienen que dedicar más horas en un proyecto, tomarse un tiempo libre adicional más adelante para compensarlo.
- Planificar el trabajo en tareas, no en horas, y priorizar por importancia: gestionar el trabajo por orden de importancia e ir acabando las distintas tareas ayudará a reducir los niveles de estrés. podemos aprovechar el momento del día que más despiertos estemos para realizar aquellos trabajos que requieren más concentración. Más allá de los descansos, es importante no sucumbir a las interrupciones domésticas (debemos olvidarnos de la ropa de la lavadora o de la compra de alimentos).
- Cuidarse: es muy importante cuidarse cuando se trabaja desde casa porque trabajar en relativa soledad puede llevar a ignorar las señales que puede enviar el cuerpo. El cuidado personal es tan importante como cualquier otro consejo de productividad. Hacer ejercicio, descansar, comer bien y salir fuera son fundamentales.
Otras pautas que nos ayudarán tanto si nos reincorporamos al teletrabajo como si podemos ir a la oficina:
- Organizar el espacio de trabajo: ¿qué es lo que necesitamos realmente para trabajar? Si detectamos algo que ya no nos sirve, que no es útil y que hace de nuestro escritorio un lugar desordenado es mejor guardarlo o deshacernos de él si no vamos a necesitarlo más. Archivar los materiales que rara vez usamos, desechar información y materiales duplicados que han quedado obsoletos. Dejar espacio libre nos ayudará a estar abiertos a nuevas ideas, menos cosas significa menos desorden.
- Usar herramientas organizativas: hay muchas herramientas que pueden ayudarnos a organizarnos, desde las más tradicionales a las más tecnológicas, para mantener el control de la información, anotar ideas, elaborar listas, etc. Puede usarse un cuaderno que se llevará siempre encima o anotarlo en el móvil. Calendarios de pared o de escritorio nos ayudarán a mantener la agenda al día; los diarios de papel ofrecen una imagen clara de las tareas diarias; las notas adhesivas permiten dejar recordatorios rápidos en lugares útiles.
- Incorporar responsabilidades simples: mantener el papel de la impresora lleno, por ejemplo, ayudará a mejorar el rendimiento no solo personal sino de los compañeros si se comparte oficina.
- No posponer demasiado: cuanto más se espera en hacer algo, más difícil puede ser llegar a hacerlo. Hacer el esfuerzo de acabar una tarea lo antes posible evitará tener que hacerlo más tarde. Si algo puede hacerse de inmediato, hazlo.
- Celebrar los pequeños logros: algo tan sencillo como disfrutar de una taza de café si hemos acabado con algunos de los trabajos de nuestra lista de tareas pendientes es otra estrategia que nos ayudará a trabajar de manera más organizada. O tomarse diez minutos de tiempo libre para consultar algunos de los sitios web preferidos.
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