Cada vez hay más empleados dispuestos a recoger los bártulos de su oficina y marcharse a otra empresa, según señala un reciente estudio elaborado por Randstad Workmonitor. El informe explica que el 44% de los trabajadores en España tienen expectativas de cambiar de empleo en los próximos seis meses.
Cuando un trabajador decide marcharse de una compañía, no se lleva exclusivamente su 'know how': suele llevarse también, voluntaria o involuntariamente, información digital de la compañía, lo que supone una seria amenaza para la privacidad de los datos corporativos.
Un estudio elaborado por Osterman Research señala que el 89% de los exempleados continúan teniendo el 'login' y la contraseña que les permitirían acceder al menos a uno de los servicios y aplicaciones de su antigua empresa, desde Salesforce hasta el servicio de pago de PayPal, pasando por la plataforma de colaboración empresarial SharePoint, la herramienta corporativa Basecamp, el correo electrónico o los servicios de Google Apps.
El 45% de los encuestados reconoce además seguir teniendo acceso a información confidencial o muy confidencial de la empresa y el 49% afirma haber entrado en alguno de esos servicios después de abandonar su puesto de trabajo. Unos preocupantes datos que demuestran que las compañías necesitan implementar estrategias específicas para preservar la seguridad de sus datos ante los eventuales cambios de personal.
Los CIOs deben tener en cuenta que tanto el 'cloud computing' como el 'mobile device managament' han de complementarse con algunas medidas para impedir que los fantasmas digitales de los antiguos empleados se queden en la empresa.
Crea tu propio servicio de almacenamiento en la nube
El 68% de los extrabajadores encuestados para el estudio de Intermedia reconocen haber almacenado información corporativa en alguna cuenta personal de un servicio en la nube (tipo Dropbox o Google Drive). “Este dato es potencialmente accesible por personas ajenas el día que se convierte en un 'exempleado'”, señala Michael Osterman, presidente de la firma de investigación.
Utilizar plataformas corporativas para subir archivos a la 'nube' es una medida imprescindible para evitar que el trabajador guarde datos en sus cuentas personales que la empresa no podrá recuperar. Servicios como 'Dropbox para empresas' permiten cambiar los permisos de las carpetas compartidas.
Además, es recomendable que todos los empleados almacenen la información en esas plataformas en la 'nube' en lugar de en sus ordenadores, ya que el empleado que se marcha puede borrar información importante, conscientemente o no, al limpiar la máquina en su última jornada laboral.
Crea un procedimiento que los empleados deban seguir
Los expertos de Osterman recomiendan hacer una lista de todos los permisos que hay que retirar al empleado cuando este se marcha, desde las analógicas llaves de la puerta hasta dispositivos como el móvil de empresa o el acceso a la información digital: hay que cerrar sus cuentas en todos los servicios corporativos.
Implementa un portal de inicio de sesión única
Otra de las opciones es utilizar un inicio de sesión único (SSO) para gestionar y controlar el acceso de los empleados a todas las aplicaciones con una sola contraseña. Una vez que inicien sesión, ya tendrán acceso a su servicio de 'webmail', Salesforce y todo lo demás sin tener que introducir otras claves.
Este sistema puede facilitar la labor diaria de los trabajadores y a la vez permitirá dar de baja sus accesos más rápidamente si algún día abandonan la empresa.
Auditorías regulares
Aunque implementes bien el resto de prácticas, cada cierto tiempo es necesario realizar auditorías para confirmar quién puede entrar y quién no en determinados servicios. “Cada tres, seis o doce meses, consulte la lista de personas que tienen acceso”, recomienda Jonathan Levine, CTO de Intermedia.
---
Las imágenes de este artículo son propiedad, por orden de aparición, de Wikimedia Commons y Kiran Foster.
Sobre este blog
Aplicaciones, cloud computing, parques móviles (MDM) y todas las soluciones informáticas que necesita una gran empresa para incrementar la productividad de sus empleados y optimizar sus procesos de negocio. La firma española NTS, líder en consultoría tecnológica, te pone al día de las últimas tendencias en el sector corporativo.
