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Modificar un acta en la universidad requiere de más de una persona y deja un rastro digital y físico

La modificación de actas es algo que sucede en la Universidad: si el documento no se ha cerrado, es sencillo. Si hay que modificarlo una vez cerrado genera más burocracia

Un profesor no puede cambiar un acta a capricho. Habitualmente hay que solicitar y motivar el cambio de nota ante el decanato o el rectorado y para ello suele haber plazos

"Es un sistema muy garantista", asegura una dirigente universitaria

Captura del acta del trabajo de fin de máster aportada por Cifuentes

Captura del acta del Trabajo de Fin de Máster (TFM) aportada por Cifuentes.

"Todo esto huele muy mal". La reflexión es de una exvicerrectora de una universidad pública madrileña cuando se le pregunta por el caso Cifuentes, las notas cambiadas a posteriori, el Trabajo de Fin de Máster (TFM) ilocalizable...

Cuatro exvicerrectoras de centros madrileños —la Autónoma, la Complutense, la de Alcalá— y una decana han explicado a eldiario.es cómo funciona en sus centros el cambio de nota. Todas advierten: el protocolo puede variar de una universidad a otra. Y añaden que siempre queda rastro de todo lo que se hace y una vez cerrada el acta para modificarla es necesario seguir un procedimiento; no se puede cambiar por capricho de un profesor, como también explica Antón Losada en este artículo. "Es un sistema muy garantista", asegura una dirigente universitaria.

De acta en acta

El mecanismo explicado por estas exdirigentes viene a ser más o menos el siguiente, con algún matiz según el centro. A la hora de evaluar a los alumnos de una asignatura cualquiera, bien sea de grado o de posgrado, se genera una sola acta en la que aparecen los nombres de todos los alumnos con sus respectivas notas. En el caso del Trabajo de Fin de Máster, en la Universidad de Alcalá, por ejemplo, se genera un acta por cada estudiante matriculado.

Durante un tiempo (cinco días, una semana), el acta es provisional para que los estudiantes tengan tiempo de reclamar si no están conformes con sus calificaciones. Concluido ese periodo, se cierra el acta en la plataforma informática, se genera un documento en formato pdf, se imprime con la fecha incluida, se firma por parte del profesor o tribunal responsable y se envía a la Secretaría o Servicio correspondiente.

Ese acta en papel, obtenida del sistema, es el documento oficial que valida las notas de los alumnos, por encima de lo que pueda aparecer en la aplicación informática, susceptible de ser manipulada.

La rectificación

Una vez cerrada un acta, si se detectase algún error después de que el documento se haya cerrado, solo se puede modificar siguiendo el procedimiento establecido por cada universidad. En la Complutense el profesor puede acceder al sistema y realizar un "acta de rectificación". En este caso ese nuevo documento será individual, solo aparecerá el alumno al que se le cambia la nota. De nuevo, se vuelve a imprimir, firmar y archivar en Secretaría.

Si hubiera que cambiar la nota de más alumnos, todos los implicados aparecerían juntos en esta segunda acta de rectificación, que es exactamente lo que defendió la Universidad Rey Juan Carlos que había ocurrido y el motivo por el que se negó a enseñar ese documento apelando a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). "Aunque podrían haber borrado con tipex el nombre de esa otra persona y esquivar así la LOPD", opina una exvicerrectora.

En la Universidad de Alcalá, sin embargo, se exige un informe motivado del profesor responsable y el visto bueno y la firma del Director del Departamento y del decano de la Facultad correspondiente para que el acta pueda modificarse, y solo pueden hacerlo los funcionarios autorizados.

"Tres años después no tiene sentido"

¿Se puede modificar una nota dos o tres años después, como alega la URJC que hizo con Cifuentes? "No tiene sentido, la normativa de revisión o recurso tiene un periodo", explica una exdirigente de la Complutense. "Tantos años después, solo se puede salvo que justifiques que has estado en un contencioso ante un tribunal o que ha habido un recurso ante el rector. Pero la lógica dice que la única modificación que se hace es la derivada de un proceso de revisión o como mucho de un tribunal", argumenta. Ni Cifuentes ni la URJC han apelado a esta vía en ningún momento, por lo que podría descartarse. Y de algunos de estos dos procesos (recurso ante el rector o contencioso) quedaría un rastro documental claro.

En la UAM pasaría algo parecido: "El sistema, tres años después, no te va a dejar acceder. En ese caso tendrías que realizar un escrito ante el Decanato motivando la reapertura del acta". En la de Alcalá ocurre lo mismo. "El profesor que quiere cambiar una nota tiene que realizar un informe motivado y firmarlo y este documento por el que se solicita la modificación —que además tiene que ir firmado por el Director de Departamento y el decano—, se envía al servicio correspondiente, el único que puede modificar un acta en esta universidad", explica una dirigente conocedora de los procesos.

¿Podría alguien cambiar una nota por su cuenta y riesgo? "Si tiene acceso al sistema, con su usuario y contraseña, podría hacerlo", responden desde la UAM. "Pero al generar una nueva acta hay que sacarla en papel y la tiene que firmar el profesor o tribunal que haya calificado. SIGMA no permite subir actas como tales y si no hay papel firmado que lo valide da igual lo que aparezca en el sistema, la informática es vulnerable", matiza. "Sí podría ocurrir que alguien tenga cambiada la nota y nadie se dedique a cotejar si se corresponde con el acta, eso no lo mira nadie", tercia otra dirigente.

Lecturas colectivas y públicas

Con los TFM la cosa está aún más controlada porque cada alumno tiene su propia acta. Cifuentes presentó ayer algo parecido a la suya (supuestamente), aunque no tiene sello de la universidad y cualquiera se lo puede descargar de internet y rellenarlo a mano. Las actas del TFM están firmadas por los tres profesores que componen el tribunal.

"Por no mencionar –explica una de las exvirrectoras– que las lecturas de los TFM se hacen de manera colectiva. Suele haber dos o tres convocatorias al año, siempre con público".

Y de todo, siempre, queda rastro documental, insisten las fuentes consultadas. De los cambios de notas a través de las actas impresas y firmadas. De los cambios en el sistema a través de las IPs de los ordenadores desde las que se hicieron y de las claves con las que accedió al sistema. De los TFM porque se presentan en pdf ante el tribunal, pero también en papel –"a algunos profesores les gusta leer en papel"–. De las jornadas de lecturas de TFM podría también quedar un rastro a través de los emails que se envía a los tutores para saber si los alumnos van a defender o no sus trabajos.

La sombra de la burocracia es alargada. La Universidad funciona a base de papeles y a lo largo de los años ha ido puliendo los sistemas para que sean muy garantistas, insisten las fuentes. ¿Dónde están los de Cifuentes?

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