Aunque no se conoce la fecha exacta de su nacimiento, se sabe que el correo electrónico vio la luz a comienzos de la década de los 70, por lo que ahora debería estar cerca de cumplir el medio siglo de vida. Tras tanto tiempo, en lugar de haberse convertido en una herramienta obsoleta y anticuada, su uso sigue siendo de vital importancia para el funcionamiento de las empresas.
En realidad, parece que por el email no pasan los años. No solo es igual de útil que hace décadas, sino que además, a día de hoy, han surgido pocas tecnologías (o ninguna) capaces de hacerle sombra. Es gratis, su uso no requiere de un ‘hardware’ específico y sofisticado, y además ha sabido adaptarse a los nuevos tiempos: se sincroniza y actualiza en varios dispositivos a la vez, por lo que es posible consultarlo en cualquier lugar, desde un ordenador de sobremesa hasta un teléfono inteligente o un ‘smartwatch’.
No obstante, tampoco es un servicio perfecto. Más allá de su antigüedad, el email no siempre es el mejor amigo de la productividad en el seno de las empresas.
“El correo electrónico no fue creado para soportar conversaciones, especialmente entre un grupo de gente”, expone Henn Ruukel, antiguo director de ingeniería en Skype para Empresas. Efectivamente, es una de las debilidades del email: una conversación entre varias personas a través del correo puede derivar en todo un caos del que, además, nadie puede escapar.
Además, el torrente de correos que recibe un trabajador a lo largo de un día hace que su trabajo se vea interrumpido en innumerables ocasiones. Así, los empleados de una empresa llegan a pasar más de dos horas al día leyendo correos. “El costo acumulativo de leer esos mensajes es muy alto. Abrirlos, leerlos, procesarlos y responder a cada uno de ellos puede llevar varios minutos, y ese proceso, repetido miles de veces, puede consumir un día laboral”, explican desde la consultora The Radicati Group.
Aunque este problema poco tenga que ver con su naturaleza (se debe, más bien, a un mal uso), el correo electrónico ha tenido que aprender a reinventarse. Así, los distintos proveedores han añadido en los últimos tiempos nuevas características en sus respectivas plataformas para que el email vuelva a ser la útil herramienta que fue en su día.
Eso es precisamente lo que hizo Google al lanzar Inbox. Esta nueva plataforma está pensada para esos usuarios que reciben una ingente cantidad de correos a diario y que necesitan que alguien los clasifique por orden de importancia y no de forma cronológica.
Inbox filtra y ordena los correos recibidos en función de nuestras necesidades, generando una suerte de lista de tareas que permite separar el grano de la paja. Inbox aprende qué es lo más importante, de forma que el usuario puede centrarse en los correos más relevantes.
Google, que también permite que los usuarios de Gmail gestionen de forma eficiente los correos recibidos a través de un sistema de pestañas y etiquetas, no es la única compañía que trata de poner algo de orden en millones de bandejas de entrada. Aquellas empresas cuyos correos corporativos se gestionen a través de Outlook también pueden disfrutar de nuevas funciones con las que Microsoft pretende atajar ese problema que supone la avalancha de emails intercambiados cada día.
La característica estrella en este caso es Clutter, una herramienta con la que Outlook es capaz de diferenciar los correos importantes de aquellos que no lo son tanto (sin llegar a ser ‘spam’). Clutter mueve automáticamente los menos relevantes a su propia carpeta, lo que supone todo un ahorro de tiempo para los usuarios.
En definitiva, las compañías tienen motivos de sobra para seguir confiando en el correo electrónico como herramienta de comunicación, mientras que sus departamentos de IT cuentan con diversas opciones a la hora de decantarse por un servicio eficiente y organizado que fomente la productividad de los empleados.
No obstante, en los últimos tiempos está surgiendo vida más allá del correo electrónico. Si el email se utiliza como herramienta de comunicación interna a través de la cual organizar el trabajo en equipo, plataformas como Trello o Slack podrían ser la alternativa perfecta.
Trello es un organizador de tareas colaborativo que, con un sistema de ‘cards’, puede ser utilizado para coordinar diversos proyectos de forma simultánea y seguir su progreso. La flexibilidad de esta aplicación multiplataforma (cuenta tanto con versión web como con una ‘app’ móvil) la convierte en un sustitutivo perfecto de las largas cadenas de correo en las que se intenta organizar el trabajo en equipo.
Por su parte, Slack, que también tiene el propósito de ahorrarle tiempo a las empresas y fomentar la productividad de sus empleados, se trata más bien de una plataforma en la que los distintos miembros de un equipo pueden tratar diversos temas, clasificados con los ‘hashtags’ a los que nos ha acostumbrado Twitter. Todo sea por evitar las eternas e improductivas cadenas de correo.
Mientras tanto, el correo electrónico avanza con paso firme hacia su quincuagésimo aniversario. Con aliados como Slack o Trello y las nuevas características implementadas por Google y Microsoft para poner algo de orden en las bandejas de entrada, el email seguirá siendo durante muchos años una imprescindible herramienta cuasi perfecta para las empresas de todo el mundo.
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