Los dispositivos móviles han invadido nuestras vidas tanto personales como profesionales. Según un estudio de eMarketer, más de 2.000 millones de ‘smartphones’ poblarán el mundo en 2016. Los CIOs son conscientes de que hemos entrado en la era móvil, y la necesidad de adaptarse a la tendencia del BYOD ('Bring Your Own Device’) es acuciante: los empleados ya no solo generan información con los tradicionales ordenadores de sobremesa, sino también con el resto de dispositivos que portan cada día.
Si la compañía no es capaz de gestionar bien la información de esos dispositivos, pronto podrían convertirse en responsables de un aumento del gasto oculto, ese que realizan otras áreas sin contar con el departamento técnico, al menos según las conclusiones de un informe publicado por Canopy.
El 37% de los CIOs, CFOs y responsables de la toma de decisiones de las empresas ha señalado que la movilidad será próximamente una de las grandes responsables de ese gasto en la sombra, aunque el impacto no será igual para todas las compañías: el sector minorista (44%), informática y telecomunicaciones (42%) y los servicios financieros (39%) serán los más perjudicados.
De momento, según el 51% de los responsables consultados, el gasto oculto en tecnología representa entre un 5 y un 15% del presupuesto asignado al departamento de IT, lo que equivale a unos 8,6 millones de euros. En 2015 prevén que llegue incluso al 20%, y casi dos terceras partes de los CIOs coinciden en señalar que estas cifras son las más elevadas que han visto nunca.
Pero, ¿en qué se está gastando ese dinero que en principio no estaba contemplado en los presupuestos? Según el 44% de los encuestados, uno de los principales agujeros surge de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información corporativa, una tarea para la que no siempre se tiene en cuenta al departamento de IT.
El 'software’ de intercambio de archivos (según un 36% de los encuestados) o el archivado de la información (según un 33%) son otras de las tareas que producen estos costes ocultos. Sin embargo, las iniciativas de transformación digital de la compañía, las relacionadas con las tareas visibles de la empresa, sí que están bajo la dirección del departamento de IT y el gasto se contempla previamente.
“Sorprendentemente, el gasto oculto en IT ha sido en funciones de 'back-office’, aquellas áreas que la mayoría de las grandes empresas deberían tener centralizadas y que deberían estar controladas por el departamento IT”, ha explicado Philippe Llorens, consejero delegado de Canopy.
Este analista achaca el problema a la deficiente estructura de los departamentos que deberían sostener y centralizar el armazón tecnológico de la empresa.“Estos resultados demuestran que se requiere todavía una gerencia corporativa más fuerte en la mayoría de los departamentos de IT”, ha señalado.
El 37% de los encuestados reconocía también la incapacidad del departamento técnico de su empresa para desarrollar y lanzar al mercado nuevos productos necesarios para la mejora de la eficiencia corporativa y el servicio al cliente.
“Conforme las empresas van adoptando soluciones digitales, es esencial que el departamento de IT no solo proporcione la infraestructura y los servicios que posibiliten y apoyen la transformación digital, sino también un modelo de gerencia corporativa que maximice la eficiencia de costes, gestione el riesgo y proporcione a la empresa servicios IT seguros”, ha dicho Llorens.
Así que la solución pasa obligatoriamente por tener un departamento preparado para adaptarse a las nuevas tecnologías e implementar soluciones MDM (Mobile Device Management) para evitar que el gasto en tecnología se descontrole por una mala gestión.
El departamento técnico no debe quedar relegado a un papel secundario en una compañía, sea del sector que sea, y ese papel estratégico debe combinarse con una búsqueda constante de soluciones innovadoras que repercutan en que la empresa esté mejor gestionada sin tener que realizar grandes inversiones para conseguirlo.
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