Este es el tiempo que debes guardar tus nóminas para evitar errores en la pensión de jubilación

Guardar las nóminas durante años puede convertirse en una precaución importante de cara a la jubilación. Estos documentos permiten comprobar el salario percibido y las bases por las que se ha cotizado y pueden servir como respaldo si, al revisar el historial laboral, aparecen diferencias respecto a la información registrada por la Seguridad Social. Como medida práctica, se recomienda conservarlas durante al menos 10 años, aunque mantenerlas durante más tiempo puede resultar conveniente teniendo en cuenta los periodos utilizados para calcular la futura pensión.

La razón está en la información que contiene cada recibo salarial. Además del importe que finalmente recibe el trabajador, la nómina desglosa conceptos como el salario bruto y las bases de cotización. Comparar periódicamente esos datos con el informe de bases de cotización permite detectar posibles discrepancias antes de que hayan pasado años y estas puedan terminar repercutiendo en una prestación.

La legislación, sin embargo, no establece que el trabajador tenga que guardar sus nóminas durante un número determinado de años. El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores obliga a que el salario se liquide y pague documentalmente y establece que la empresa debe entregar un recibo individual que justifique ese pago, con las percepciones y deducciones correspondientes. No impone al empleado un periodo concreto durante el que deba conservarlo.

Los plazos legales que sí hay que tener en cuenta

Existen, no obstante, distintos plazos que explican por qué conviene no desprenderse rápidamente de esta documentación. Para reclamar cantidades económicas derivadas de la relación laboral, el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores establece un plazo de un año, que comienza a contar desde el momento en que la acción puede ejercitarse. Una nómina puede ser relevante, por ejemplo, para acreditar cantidades que el trabajador considere pendientes.

En materia de Seguridad Social, el horizonte es distinto. El artículo 24 de la Ley General de la Seguridad Social determina que prescriben a los cuatro años tanto el derecho de la Administración para determinar deudas por cuotas como la acción para exigir su pago y para imponer sanciones por incumplimientos de las normas de Seguridad Social. El mismo precepto contempla además circunstancias que interrumpen esa prescripción, entre ellas determinadas actuaciones administrativas dirigidas a liquidar o recaudar la deuda.

También existe una obligación específica para las empresas. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción leve no conservar durante cuatro años la documentación que acredita determinadas obligaciones en materia de Seguridad Social, incluidos los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios. Ese plazo empresarial, sin embargo, no debe confundirse con una obligación equivalente para el empleado.

Por qué la jubilación amplía el horizonte

La jubilación explica por qué puede resultar conveniente mantener un archivo personal durante mucho más tiempo. La Ley General de la Seguridad Social contempla una implantación gradual de la nueva fórmula para calcular la base reguladora. Desde el 1 de enero de 2026, se toman las 302 bases de cotización de mayor importe comprendidas dentro de los 304 meses inmediatamente anteriores al mes previo al hecho causante. Este periodo irá aumentando progresivamente hasta que, desde 2037, se aplique íntegramente la fórmula que selecciona 348 meses consecutivos (29 años) y escoge las 324 bases de mayor importe.

Además, para las jubilaciones causadas después del 31 de diciembre de 2025 y antes del 31 de diciembre de 2040, la entidad gestora aplicará la regulación vigente el 1 de enero de 2023 cuando ese cálculo resulte más favorable que el correspondiente en la fecha de jubilación. Por eso, los 10 años deben entenderse como una recomendación práctica y no como un plazo impuesto al trabajador por la legislación: conservar documentación de periodos anteriores puede proporcionar respaldo si posteriormente se detectan diferencias entre los datos salariales y las bases de cotización registradas.