SDA, el servicio pionero de archivo integral de la Zona Franca de Cádiz

A punto de cumplir 25 años de vida, la Zona Franca de Cádiz ha hecho balance del trabajo de Servicios Documentales de Andalucía (SDA), la sociedad de esta entidad dedicada a la gestión, custodia externa de archivos, consultas y gestión de la destrucción confidencial de documentación.

Se trata de un ente que da servicio a organismos e instituciones, tanto públicas como privadas, y que en su casi cuarto de siglo de vida puede presumir de custodiar documentos de todo tipo, aunque destaca la especialización en gestión de documentación sanitaria, y su principal objetivo es ofrecer a los clientes el servicio con la máxima calidad y las más exigentes condiciones de confidencialidad y seguridad para la documentación. 

Servicios de todo tipo

Se trata de custodiar distintos tipos de documentos, principalmente, y para ello cuenta con personal especializado capaz de estudiar, diseñar, depurar, inventariar y organizar los archivos de cualquier empresa o entidad pública o privada y, en su caso, guardarlos y custodiarlos, destruyendo aquellos documentos que resulten inservibles. 

De esta forma, se liberan las oficinas de archivos que, en ocasiones, pueden resultar muy molestos, facilitando así el trabajo diario, y están localizados en el caso de que sea necesaria su consulta en cualquier momento.

Y todo ello desde 1998, cuando nace la empresa Servicios Documentales de Andalucía, ideada con el fin de dar respuesta a los distintos problemas de espacio y organización de archivos que constantemente demandaban las empresas. 

El reto ha sido superado, y SDA ha ido creciendo en espacio y en servicios para ofrecer a los clientes las soluciones para la organización y gestión de archivos. Con sus servicios de gestión y custodia externa de documentación proporciona a las empresas un valor añadido con ahorro de costes y espacio, además de ofrecer un acceso rápido a la documentación.

Dos sedes en la provincia de Cádiz

En estos 24 años de historia, la empresa ha ido creciendo en espacio, y ya cuenta con sedes en Cádiz y Algeciras. Además, ha diversificado y ampliado sus servicios. 

Pero además, ha optimizado la gestión de sus centros de custodia, adoptando técnicas de almacenamiento, entradas y salidas de contenedores y aplicando procesos de calidad para la correcta trazabilidad de los documentos, mejoras con las que ha minimizado tiempos de respuesta y reducción de costes. 

En este sentido, ofrece un servicio de entrega urgente de la documentación (en menos de tres horas) y permite al cliente la consulta on-line de la documentación requerida durante las 24 horas del día, los 365 días del año sin excepción.

Sus principales servicios

Son varias las vertientes del trabajo, y entre ellas está la custodia, mediante la que ofrece un nuevo espacio que es igualmente del cliente, que ahorra recursos y tiempo, y puede seguir gestionando sus archivos tan de cerca como cuando estaban al alcance de su mano.

A través de este servicio, asume la responsabilidad de tratar los documentos en las dependencias del cliente, agrupándolos por series documentales acordadas previamente, con la ayuda, si es preciso, de los técnicos de SDA.

Se realiza también el inventario de documentos basándose en la descripción que usa el cliente para facilitar su posterior identificación a la hora de solicitarla, y, finalmente, se trasvasan a los contenedores finales con el nuevo código de cliente.

Cuenta incluso con una zona de especial conservación para lo más delicado, manteniendo los índices ambientales adecuados, en torno a los 15 y 21 grados celsius de temperatura y entre un 45 y 65 % de humedad.

En lo referente a la consulta, se ofrece la localización y salida de depósito, control informático del movimiento y puesta a disposición, y se establece como consultas ordinarias que la documentación estará a disposición del cliente en un plazo de 24 horas. Las consultas urgente pueden tener incluso un plazo inferior a dos horas.

Se prevé incluso la consulta a domicilio o adaptarse al tipo de soporte que precisa el cliente, e incluso se trabaja en la digitalización, un proceso cómodo y seguro que se realiza en tiempo récord, y que hace que se optimice el espacio, se pueda acceder al archivo digital desde cualquier dispositivo, realizar consultas simultáneas entre varios usuarios, mantener los documentos originales lejos del desgaste rutinario y conservar información más allá del ciclo de vida del soporte físico.

El SDA trabaja también en la gestión de la Destrucción de documentos, servicios documentales varios, consultoría Documental, organización de Archivos e incluso expurgo documental, que hace que solo se archivo lo realmente necesario.

Documentación clínica

El SDA se ha especializado en tratamiento de documentación clínica, con personal específicamente formado en el tratamiento de documentación clínica, y que pueda llevar a cabo trabajos de fusión y unificación, etiquetado y ensobrado, depuración y compactación de archivos, codificación y digitalización de historias clínicas.

La distribución entre distintos centros físicos, el traslado de archivos son otros de los servicios de una entidad que cuenta con certificaciones en las normas ISO 9001, que garantiza el aseguramiento de la calidad en los procesos implantados, ISO 14001, que vela por la preservación del medio ambiente y actualmente se encuentra en proceso de certificación en la norma ISO 27001, de seguridad de la información.

A toda Andalucía Occidental

Los Servicios Documentales de la Zona Franca ofrecen servicio a toda Andalucía Occidental en sus dos sedes actuales en Cádiz y Algeciras, instalaciones dotadas para el almacenaje y custodia de archivos, así como tratamiento documental, y cada una de ellas dispone de distintas zonas de almacenamiento para diversos formatos en función del tipo de documentación, además de zonas de oficinas para digitalización o análisis documental, y tecnología avanzada que incluye la utilización de códigos de barras y tecnología de radiofrecuencia.