Kit Digital concluye su período de solicitudes: un gran impulso a la digitalización de las pymes pero también de la Administración

Cuando los fondos europeos Next Generation aterrizaron en los titulares, la gran duda no era si el dinero era necesario, sino si la maquinaria burocrática española sería capaz de redistribuir tal volumen de capital de manera eficiente. Tres años después, el veredicto del programa Kit Digital demuestra que sí se podía, sobre todo si llevaba aparejado una buena dosis de innovación tecnológica. Este plan de ayudas a la digitalización de las pymes y autónomos ha cerrado su admisión de solicitudes este octubre, y pese a que sigue concediendo subvenciones solicitadas en los últimos días antes del cierre, ya ha repartido más de 3.500 millones de euros.

La cifra representa un 127% del objetivo inicial marcado por la Comisión Europea y muestra que el programa ha superado todas las expectativas. Actualmente, son más de 880.000 ayudas concedidas a pymes y autónomos, repartidas en 7.500 municipios de España, el 92% del total del territorio y desde Red.es, la empresa pública encargada de su gestión, no descartan que pueda superar incluso el millón tras el análisis de las últimas solicitudes.

Con todo, detrás de las grandes cifras macroeconómicas se esconde una transformación más profunda y silenciosa. No se trata solo de la necesaria digitalización de una pequeña ferretería o una gestoría familiar; es la digitalización de la propia maquinaria estatal. Para gestionar el aluvión de peticiones, Red.es desplegó un equipo de 39 robots de inteligencia artificial que ayudaron a tramitar las solicitudes.

Esta automatización radical ha permitido realizar más de 25 millones de comprobaciones de requisitos de forma automática, cruzando datos de Hacienda, Seguridad Social y Notariado en tiempo real. Lo que antes requería semanas de revisiones por parte de los funcionarios, ahora sucede en la nube. Gracias a la colaboración con el Consejo General del Notariado, la validación de la representación legal de los solicitantes se realiza en segundos en el 99,7% de las solicitudes.

La burocracia de los “cero papeles”

“En Red.es no volveremos a trabajar como trabajábamos antes”, explica Víctor Rodrigo, director de Sistemas y Kit Digital de la entidad, durante el evento sobre el programa de ayudas celebrado en la redacción de elDiario.es. La escala de la operación hubiera sido inasumible con métodos tradicionales. La paradoja, revela Rodrigo, es que esta robotización administrativa ha terminado humanizando el servicio: el tiempo que los funcionarios ahorraron en revisar expedientes se invirtió en realizar 700.000 llamadas para ayudar a las empresas.

“Hemos llamado proactivamente cuando detectamos un problema, un fin de un plazo o alguna cosa que puede estar dificultando la ejecución del contrato de la ayuda. En este caso lo digital creo que nos ha hecho más humanos de alguna forma, porque ayudamos a la gente para que tenga una experiencia mejor con la Administración gracias a la tecnología”, detalla Rodrigo.

El despliegue territorial ha sido el otro gran reto de una España a menudo desconectada. El programa ha logrado penetrar en el 92% de los municipios españoles. En más de nueve de cada diez localidades del país, al menos una pyme o autónomo ha recibido la ayuda.

Una capilaridad en la que ha sido clave el papel de la Cámara de Comercio de España y su red de cámaras territoriales, cuya misión era acompañar a los solicitantes para facilitar el proceso y recomendarles los servicios que podían ayudar más a sus respectivos negocios. Julián López Arenas, director de Competitividad de este organismo, puso como ejemplo un caso que resume el cambio de época mejor que cualquier estadística: una ganadería que utilizó el bono no para montar una compleja web corporativa, sino para instalar collares con geolocalización a sus vacas, impidiendo que se perdieran en el campo.

El deseo y el trabajo tanto en este momento como en el período en el que estuvo abierta el período de solicitudes es que el programa no sea una anécdota. Que sea el arranque de una nueva fase de la digitalización de los pequeños negocios españoles. “Kit Digital pone la semilla”, recuerda López Arenas, destacando que el objetivo es que la inversión en digitalización continúe una vez gastado el bono inicial, generando una inercia que termine convirtiéndose en estructural.

Un bono, dos beneficiados: el papel de los agentes digitalizadores

Los fondos europeos no solo han ayudado a quienes lo reciben, sino también a quienes lo ejecutan. El modelo de Kit Digital ha funcionado como un inyector de liquidez en el sector tecnológico nacional. El 97% de los agentes digitalizadores —las empresas tecnológicas que proveen los servicios a los beneficiarios— son también pymes y autónomos.

Los datos revelan que participar en esta “maquinaria” de subvenciones ha supuesto un impulso muy importante también para estos negocios. Las empresas que han actuado como proveedores en Kit Digital han aumentado sus ventas una media del 65%, frente al 24% de crecimiento medio del sector tecnológico nacional en los últimos cuatro años. María José Rodríguez, de La Clave Gráfica, representa a este sector que ha tenido que hacer pedagogía con el cliente: “Kit Digital ha sido buenísimo para quitar el recelo que tienen los autónomos a invertir”, aseguró durante el debate.

Para los beneficiarios de sectores tradicionales, como Control Entálpico (una empresa especializada en el frío industrial), la ayuda supuso abandonar los partes de trabajo en papel, que a veces resultaban indescifrables por la escritura de los trabajadores, por sistemas digitales. “Quien te vea una furgoneta o un uniforme, lo primero que va a hacer es ver la página web”, añadió Elisabet Jiménez, beneficiaria del programa, subrayando cómo la presencia digital ha dejado de ser un extra para convertirse en la nueva tarjeta de visita obligatoria.

El mito del “portátil gratis”

Uno de los puntos más vigilados del programa ha sido la categoría de ayudas para un “Puesto de trabajo seguro”, que incluye la entrega de un ordenador portátil. En las redes sociales corrió el rumor de que las pymes y autónomos simplemente estaban solicitando la ayuda para revender posteriormente el dispositivo sin siquiera sacarlo de la caja. Víctor Rodrigo fue claro en la explicación de por qué esto simplemente no era posible: “El equipo tiene que estar en funcionamiento durante 12 meses usándose. No se puede borrar, no se puede regalar”.

Red.es no se depende de la palabra del usuario: monitoriza los logs (registros) de acceso y uso de estos dispositivos. Si el ordenador termina en un cajón o revendido, se reclama la devolución del importe de la ayuda. A pesar del ruido, los datos oficiales indican que las incidencias son mínimas: las quejas formales apenas representan un 0,3% del millón y medio de acuerdos firmados, y suelen deberse a desavenencias comerciales clásicas (retrasos o disconformidad con el diseño web) más que a fraudes sistémicos, especificó Rodrigo.

La vigilancia se ejerce desde las tripas del sistema: una unidad de control del fraude diseñada desde el inicio monitoriza los logs de acceso y los patrones de conectividad de los dispositivos, rastros digitales que delatan si el equipo está realmente trabajando o acumulando polvo en una estantería. El control va más allá del usuario final; los algoritmos también analizan a los agentes digitalizadores, detectando mediante inteligencia artificial aquellos que repiten errores sospechosos o patrones anómalos en sus justificaciones. Cuando se detecta una irregularidad se reporta al organismo correspondiente.

Radiografía en tiempo real: el portal Kit Digital 360 y la obsesión por el dato

Con la fase de solicitudes cerrada pero la de ejecución aún activa, Red.es ha decidido abrir la sala de máquinas al público. Víctor Rodrigo anunció el lanzamiento de Kit Digital 360, un portal diseñado no para tramitar, sino para visualizar el impacto de los millones inyectados en la economía. “Queríamos compartir muchas lecciones aprendidas”, explicó, planteando la herramienta como un ejercicio de transparencia radical poco habitual en la administración pública.

La plataforma funciona como un cuadro de mando alimentado por el ingente volumen de información que procesan los sistemas de automatización, que gestionan actualmente 28 millones de documentos. Permite a cualquier usuario descender al detalle geográfico: seleccionar una provincia concreta para ver cuántos beneficiarios exactos hay en ese territorio o analizar el impacto real en la productividad de las pymes. Es el último eslabón de una cadena de digitalización que empezó con un equipo de robots validando una firma y termina con la rendición de cuentas: convertir la “caja negra” burocrática en una ventana de datos accesible a la sociedad.

Kit Digital es un programa del Gobierno de España, gestionado por Red.es, entidad adscrita al Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, y cuenta con la Cámara de Comercio de España como entidad colaboradora. El Programa, financiado por la Unión Europea a través de los fondos NextGenerationEU, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, ha sido diseñado para digitalizar a pymes y autónomos de todos los sectores.