¿Cómo optimizar la organización de proyectos para entregarlos antes y sin errores?

A la hora de preparar cualquier proyecto, es fundamental contar con una planificación bien pensada para poder ejecutarlo de manera adecuada y en el menor tiempo posible, minimizando la posibilidad de que surjan errores. Estos son algunos de los pasos principales que debes dar para preparar tu proyecto de forma segura y sacar el mejor partido de tu equipo o tu estrategia de trabajo.

1. Determina el alcance de tu proyecto

¿Qué es exactamente lo que abarcará este proyecto? Seguramente sabes a grandes rasgos cuáles son las tareas que debes realizar, pero acotarlas de forma más precisa te permitirá desglosarlas en un sistema de trabajo más analítico desde el que luego podrás proceder a organizarlo con un software gestión de proyectos. Se trata de un primer paso sencillo, pero esencial, para poder desarrollar tu proyecto posteriormente en las mejores condiciones.

2. Localiza tu proyecto dentro de un contexto

¿Tu proyecto depende del trabajo que hagan otros? ¿Hay otros proyectos que dependen de este? Localizar el contexto de tu proyecto te ayudará a visualizar los condicionantes que lo rodean y a organizarte en consecuencia. Lo ideal es trabajar en un entorno en el que todo el proyecto es logísticamente independiente de terceros, para que puedas organizarlo y desarrollarlo por completo desde tu propio alcance de trabajo o el de tu equipo. Sin embargo, esto no siempre es posible, así que en esta instancia deberás considerar todas estas variables para poder organizarte luego de forma acorde.

3. Subdivide las tareas

Cuando tengas tu proyecto perfectamente delimitado, habrá llegado la hora de subdividir las tareas. Si es un proyecto que estás realizando en solitario, lo que deberás hacer es simplemente subdividir todos los pasos que debes dar para poder realizar tu proyecto. Una de las mejores maneras de hacerlo es utilizar el sistema Kanban, una metodología japonesa diseñada para utilizar un sistema de tarjetas donde cada tarjeta representa un elemento clave de tu organización: por ejemplo una tarea, un empleado, un colaborador, una fase del proceso de producción, etcétera. El sistema Kanban te permite percibir visualmente tus diferentes tareas de forma sencilla para poder reorganizarlas fácilmente en función de la percepción del panorama general, optimizando el flujo de trabajo y puliendo los problemas estructurales de tu organización.

4. Crea un cronograma

Seguidamente deberás crear un cronograma para ejecutar estas tareas. Un cronograma no solo consiste en una línea de tiempo tentativa, sino que pasa en buena medida por una organización donde unos procesos pueden depender de otros para poder funcionar. La organización de las tareas sobre un tablero más su implementación en un cronograma flexible puede resultar completa, especialmente algunos aspectos algorítmicos (por ejemplo, hacer tal tarea si no se puede completar tal otra, o hacer cierta tarea solo cuando dos pre-tareas estén listas). 

Para facilitar tu trabajo en este aspecto, es mucho mejor aplicar el método Kanban con una plataforma de gestión dinámica como Kabanize, que te permitirá disfrutar de todas las ventajas de Kanban combinadas con una interfaz de usuario sencilla y un sistema de drag & drop para poder gestionar todas tus tarjetas ágilmente, incluyendo recursos de automatización de flujos de trabajo de corte algorítmico.

5. Mantén un control de la evolución del proyecto

Finalmente, deberás ir realizando un seguimiento del recorrido de tu proyecto para asegurarte de que todo se lleva a cabo adecuadamente. Kanbanize es una de las mejores herramientas en este aspecto, porque cuenta con una completa suite de analíticas con las que vas a poder analizar de forma exhaustiva todo el recorrido de tu proyecto, desde el tiempo que toma cada tarea hasta cuáles son los cuellos de botella en el flujo de trabajo. Esto te permitirá reorganizar tu proyecto sobre la marcha, reasignar tareas o modificar el plan de trabajo para que se adecúe a las circunstancias y te permita obtener el mejor resultado en el menor tiempo.

Recuerda que la flexibilidad es clave

En un contexto en el que hemos trasladado el trabajo al ámbito digital cada vez más y en el que las tendencias de las empresas y los clientes se renuevan cada día, es fundamental poder abordar los proyectos desde un enfoque flexible. Herramientas como Kanbanize te permitirán hacerlo ágilmente para que puedas sacar el mejor partido de cada uno de tus proyectos, estés donde estés.