Lo más urgente es hacer (solo) lo importante
Un estudio publicado en 2014 por la revista estadounidense Entrepreneur alertaba de que la mitad de las horas que los empleados dedican a la empresa resultan totalmente improductivas. Y no es que los trabajadores se dediquen conscientemente a perder el tiempo, sino que las propias dinámicas laborales nos llevan a ello. Así, el trabajo elaborado por la empresa de márketing Harris Interactive, del grupo Nielsen, entre más de 2.000 empleados concluye que el 14% de nuestro tiempo lo dedicamos a gestionar el correo; un 16%, a reuniones; un 14%, a tareas administrativas y un 11% a las interrupciones. En total, un 55% del horario laboral se pierde en tareas poco importantes.Por eso, son muchos los expertos que recomiendan saber localizar lo importante y diferenciarlo de lo urgente para lograr un mayor aprovechamiento de nuestro tiempo.
Según Enrique Gonzalo, fundador de la aplicación de productividad personal Hightrack, lo fundamental es tener una lista de prioridades muy clara. “Eso te ayuda a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica o a detener un proyecto que no te hace crecer”, señala.
En la misma línea, el escritor estadounidense, autor del libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas y experto en gestión del tiempo Stephen Covey hace la siguiente diferenciación: “Las tareas urgentes son las que exigen una atención inmediata y ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea, las importantes nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa; pueden ser a corto o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentando”. Siguiendo esta pauta, Covey creó su propio sistema de organización, dividiendo las tareas que realizamos a diario en cuatro tipos:
- Lo importante y urgente: Si permanecemos en estas tareas tenderemos al estrés, al cansancio y a la sensación de apagafuegos.
- Lo importante y no urgente: Tenderemos a la realización y a la satisfacción.
- Lo no importante y urgente: Tenderemos a estar enfocados continuamente en el corto plazo.
- Lo no importante y no urgente: Tenderemos a perder el control de nuestras vidas.
Según esta teoría, lo habitual es que pasemos nuestro tiempo distribuyéndolo entre todos los cuadrantes, pero Covey recomienda que nos disciplinemos para pasar la mayor parte de él en las tareas importantes y no urgentes: “Son las que nos darán el control de nuestra vida y las que nos aportarán la mayor satisfacción”.
